Documents et devis

Dans le menu du projet, tu trouves Documents et devis. La page a deux onglets : Documents de base, c'est ce que tu as reçu du client, et Devis, c'est ce qui en découle.

La démarche est toujours la même :

Tu ajoutes les documents de base.
L'IA en tire un devis.
Tu ajustes le devis, tu lui donnes un prix et tu l'envoies au client. Le client l'accepte directement dans frego, ou c'est toi qui notes son accord. À partir du devis accepté, un clic suffit ensuite pour créer la structure du projet.

Documents de base

Documents – des textes comme le brief, les comptes rendus de réunion ou les accords avec le client.
Fichiers – PDF, images, Word, Excel et autres pièces jointes. Tu les vois aussi dans le cloud du projet, dans le dossier Spécifications.
Liens – des liens vers la maquette, le site de test, le dépôt de code, etc. Pour chacun, tu peux écrire une Note pour l'IA, par exemple ce qu'elle doit regarder sur la page. Un projet peut avoir 200 liens au maximum.
Cartes mentales – quand tu as besoin de dessiner le projet.

Les documents de base sont ajoutés par les admins et les collaborateurs du projet. Le client n'en ajoute pas ici, il t'envoie ses fichiers par le cloud du projet.

Un document s'ouvre dans sa propre fenêtre au-dessus de la page, et tu peux en avoir plusieurs ouvertes côte à côte. Tu déplaces une fenêtre par sa barre supérieure, tu changes sa taille par un bord ou un coin, et tu la fermes avec Fermer ou la croix. Si elle contient des modifications non enregistrées, frego te pose la question avant de la fermer. Les fenêtres restent ouvertes dans l'onglet Devis aussi : tu peux lire le brief tout en modifiant un devis. Sur un téléphone ou un écran étroit, un document s'ouvre directement dans la page, un seul à la fois.

Les fichiers des documents de base sont privés. Le lien vers un fichier est temporaire et reste valable environ une heure : si tu le copies ailleurs, il cesse de fonctionner. Recharge la page pour en obtenir un nouveau.

Qui voit un document de base

Pour chaque document de base, tu choisis l'un des trois niveaux dans Qui peut le voir :

Privé – toi seul le vois, même l'admin du projet ne le voit pas.
Équipe – les admins et les collaborateurs du projet le voient. C'est le niveau par défaut d'un nouveau document de base.
Équipe et client – les admins, les collaborateurs et les clients du projet le voient.

Le niveau peut être changé par la personne qui a ajouté le document de base ou par un admin du projet. Le client ne voit que les documents de base au niveau Équipe et client et ne peut pas les modifier. Le cloud se comporte de la même façon : dans le dossier Spécifications, chacun ne voit que les fichiers qu'il voit dans les documents de base. Dans la liste des documents de base, seul un document qui n'est pas au niveau Équipe porte une marque.

Si tu quittes un projet ou qu'on t'en retire, tes documents de base privés et les devis que tu n'as partagés avec personne restent enregistrés, mais personne ne les voit, pas même un admin. Si on te rajoute au projet, tu les retrouves. Les devis ne se partagent pas par niveaux, mais avec des personnes précises. Plus de détails dans la partie Partage du devis ci-dessous.

Nouveau devis

Dans l'onglet Documents de base, clique sur Créer un devis à partir des documents de base, ou dans l'onglet Devis sur Nouveau devis. L'assistant tient sur un seul écran :

Comment l'IA doit-elle chiffrer le travail ? – tu choisis l'une des instructions du projet ou Sans instruction – l'IA applique des règles générales. Avec Gérer les instructions, tu écris une instruction, tu la modifies ou tu la crées à partir d'un modèle, puis tu la choisis ici.
Sur quoi l'IA doit-elle s'appuyer ? – tu coches les documents de base. Tout ce que l'IA sait lire est sélectionné d'avance.
Note pour ce devis uniquement – tu peux ajouter une remarque ponctuelle, par exemple « le client a un budget de 5 000 € maximum, d'abord le MVP ». Ensuite, tu cliques sur Générer le devis. À côté du bouton, tu vois combien de crédits cela coûte et combien il t'en reste. Le devis prend le nom du projet et tu le renommes une fois ouvert.

Le devis est généré en arrière-plan, tu peux faire autre chose en attendant. Pendant sa génération, tu vois Génération du devis… dans la barre supérieure, où que tu sois dans frego. Quand il est prêt, la barre supérieure te le dit et un clic t'y amène directement. Si la génération est anormalement longue, la barre te le dit et tu peux la masquer. Si elle n'a toujours pas abouti au bout d'une demi-heure, tu vois Le devis n'a pas abouti et un clic t'amène aux devis du projet. Tu le trouves aussi dans l'onglet Devis. Rien n'est créé dans le projet tant que tu n'as pas toi-même créé la structure à partir d'un devis accepté.

Les admins et les collaborateurs du projet peuvent créer un devis. La génération coûte 10 crédits IA, dépensés par la personne qui la lance. Si le devis échoue, tu récupères tes crédits et tu trouves Réessayer sur le devis. L'assistant s'ouvre avec les documents de base de la première tentative ; vérifie la sélection avant d'envoyer. Un devis encore en cours de génération ne peut pas être supprimé. Tu le supprimes une fois qu'il est terminé ou qu'il a échoué. Avant la suppression, frego te demande de confirmer.

Ce que l'IA lit dans les documents de base

Documents – le texte entier.
PDF et images (PNG, JPG, WebP, GIF) – directement, y compris les images des pages du PDF.
Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV et fichiers texte (.txt, .md) – leur texte.
Cartes mentales – sous forme de plan.
Liens – toujours le titre, l'adresse et ta note. Le texte de la page seulement s'il a pu être chargé.

Les autres types de fichiers, par exemple ZIP, vidéo ou les anciens .doc et .xls, l'IA ne les lit pas. Tu les vois dans l'assistant, mais tu ne peux pas les sélectionner. L'IA ne lit pas non plus un PDF protégé par mot de passe, et tu le verras dans le devis comme non utilisé. Un document vide ou une carte vide ne sont pas utilisés.

Pour les liens, frego indique ce qui a pu être chargé :

contenu chargé – l'IA reçoit le texte de la page,
contenu chargé, tronqué – la page était trop longue et l'IA en reçoit le début,
contenu illisible – la page est par exemple derrière une connexion (Figma, Google Drive) ou n'a pas de texte lisible. L'IA n'utilise que le titre et la note,
page inaccessible – elle n'a pas pu être ouverte. L'IA n'utilise que le titre et la note,
chargement du contenu… – frego est en train de lire la page,
contenu pas encore chargé – tu as ajouté le lien dans une ancienne version de frego qui ne lisait pas le contenu des liens. L'IA n'utilise que le titre et la note tant que tu ne l'as pas rechargé.

frego ne lit que les pages web publiques. Ce qui est derrière une connexion ou sur un réseau interne, il ne le lit pas : pour un tel lien, écris donc ce qu'il contient dans la Note pour l'IA. Tu recharges le contenu d'un lien avec le bouton Recharger.

Limites pour un devis :

fichiers jusqu'à 18 Mo au total, une image 7,5 Mo au maximum,
PDF jusqu'à 600 pages au total,
dans un fichier Excel, les 5 000 premières lignes de chaque feuille sont lues,
les textes très longs sont transmis à l'IA sous forme tronquée.

Si les fichiers sélectionnés dépassent la limite, l'assistant te le signale et tu en décoches quelques-uns.

Instructions pour l'IA et modèles

Une instruction indique à l'IA comment chiffrer : comment découper le travail en sections et en paquets, comment estimer les heures, ce qui fait toujours partie du prix et ce qui n'en fait pas partie. Tu les trouves dans l'onglet Devis, sous le bouton Instructions pour l'IA, ou dans l'assistant avec Gérer les instructions. Tu crées une nouvelle instruction avec le bouton Nouvelle instruction : tu choisis Instruction vide ou l'un des modèles. Depuis le menu ⋯ à côté d'une instruction, tu la renommes, tu l'enregistres comme modèle ou tu la supprimes.

Modèles prêts à l'emploi – Web application, Online store, Mobile app, Design / branding, Marketing and content, General. Le modèle est copié dans une instruction du projet, où tu l'adaptes.
Mes modèles – tu enregistres ta propre instruction avec ⋯ et Enregistrer comme modèle et tu la réutilises dans d'autres projets. Tu peux en avoir 50 au maximum. Tu les renommes et tu les supprimes dans la ligne Mes modèles, sous les instructions.

Toi seul vois tes instructions et tes propres modèles. Un devis utilise toujours une seule instruction.

Les règles pour les projets logiciels, par exemple une estimation pour un développeur expérimenté et des tâches de 4 heures au maximum, se trouvent dans les modèles Web application, Online store et Mobile app. Sans instruction, l'IA applique des règles générales.

Modifier le devis

Tu ouvres un devis terminé d'un clic. Tu ajoutes, renommes ou supprimes des sections, des paquets et des tâches et tu ajustes les heures. Les paquets et les tâches peuvent avoir une Description et le devis entier a un Résumé pour le client. Les deux sont imprimés dans le PDF, alors écris-les pour le client, pas pour toi. Dans la partie Créé à partir de, tu vois de quels documents de base le devis est issu, ce qui a été tronqué et ce qui n'a pas été utilisé. Seule la personne qui a créé le devis voit cette partie.

L'IA ajoute aussi Sur quoi repose le devis (les hypothèses, le client les voit aussi) et Questions ouvertes (le client ne les voit que si tu actives Lister les questions ouvertes). Tu peux modifier les deux listes.

Les modifications ne s'enregistrent pas toutes seules. Clique sur Enregistrer. Si tu veux partir sans enregistrer, frego te pose d'abord la question. Le PDF et l'envoi utilisent la version enregistrée, alors enregistre d'abord. L'en-tête du devis comporte un bouton principal qui dépend de l'état, par exemple Envoyer par e-mail pour un brouillon. Les autres actions se trouvent dans le menu ⋯ juste à côté : Télécharger le PDF, Nouvelle version, Retravailler avec l'IA, Marquer comme envoyé, Renvoyer et Supprimer. Sous les postes se trouvent des lignes repliées : Relevé de décision, Changements par rapport à v1, Ce que verra le client et Historique des envois. Chacune dit ce qu'elle contient et un clic la déplie.

Prix

La ligne au-dessus des postes indique avec quoi le devis est calculé : le taux horaire, la réserve, la remise, la TVA, le fournisseur et le client. Modifier les réglages ouvre un panneau latéral avec les parties Prix, Offre et PDF et Notes. Tu y règles :

Taux horaire – le prix d'un poste, c'est heures × taux. Si ton taux horaire est défini dans le projet, un nouveau devis l'a déjà. Sans taux, le devis n'a que des heures.
Réserve (%) – elle est répartie dans les prix des postes calculés à partir des heures. Toi, tu la vois dans le récapitulatif sur une ligne à part, le client non.
Remise – en pourcentage ou en montant. Le client la voit sur une ligne à part.
Fournisseur et Client – ton profil de facturation et le profil de facturation du client du projet. La devise et la TVA viennent du fournisseur, comme pour une facture. Si le fournisseur n'est pas assujetti à la TVA, le devis l'indique et ne calcule pas de TVA. C'est l'auteur du devis qui choisit les deux.
Numéro du devis et Valable jusqu'au – imprimés dans l'en-tête du PDF.

Directement sur les postes, tu règles :

Prix fixe – pour une tâche ou pour un paquet entier, tu saisis le prix à la main. C'est le prix final pour le client : il remplace heures × taux et la réserve ne s'y ajoute pas. Dans un paquet à prix fixe, les tâches n'ont plus de prix propre.
Optionnel – tu marques un poste comme optionnel. Le client le voit à part dans le devis et il ne compte pas dans le prix total tant qu'il ne l'a pas accepté.

Dans le Récapitulatif, tu vois les heures, heures × taux, la réserve, la remise, la TVA et le prix total. Il est recalculé au fur et à mesure que tu écris.

Ce que verra le client

Pour chaque devis, tu choisis le Niveau de détail du PDF : Par sections, Par paquets ou Par tâches, et si tu veux Afficher les heures. Par défaut, ce sont les paquets avec les prix et sans les heures. Ce qui se trouve sous le niveau choisi, le client ne le voit pas. Les prix sont arrondis ligne par ligne, donc les chiffres du devis correspondent toujours au total.

Le client ne voit jamais le taux horaire, la réserve ni la Note interne. La Note pour le client, elle, est imprimée dans le PDF. Tu vérifies le résultat exact dans la partie Ce que verra le client ou en téléchargeant le PDF. Tu choisis la Langue du PDF et de l'e-mail parmi dix langues.

Un devis sans taux affiche dans le PDF des heures à la place des prix.

Envoyer le devis

Envoyer par e-mail – frego envoie un e-mail avec le PDF en pièce jointe. Les adresses des clients du projet sont préremplies, et tu peux modifier l'objet et le texte. La réponse du client arrive sur ton e-mail. Tu peux saisir 5 adresses au maximum à la fois, et avec M'envoyer aussi une copie tu reçois l'e-mail toi aussi.
Marquer comme envoyé – quand tu envoies le PDF toi-même.
Donner aussi accès au client dans l'application – dans la fenêtre d'envoi, tu coches les clients du projet qui doivent voir le devis aussi dans frego. Ils peuvent ensuite l'accepter ou le refuser eux-mêmes. Ceux qui ont déjà accès sont cochés d'avance.

Tu peux envoyer au maximum 10 devis par heure et 30 par jour.

Un devis envoyé est verrouillé, pour que tu sois sûr de voir la même chose que le client. Dans l'Historique des envois, tu trouves à qui et quand le devis est parti, et avec Télécharger le PDF envoyé tu obtiens exactement le PDF que le client a reçu. Tu envoies la même version à d'autres personnes avec Renvoyer. Un devis envoyé ne revient plus à l'état de brouillon. Si tu veux changer quelque chose, clique sur Nouvelle version, ajuste la copie et envoie-la. D'ici là, le client a la version précédente.

États du devis

Brouillon – tu le modifies.
Envoyé – il attend le client. Si le devis a une date Valable jusqu'au et qu'elle est dépassée, tu vois un avertissement dans la liste.
Accepté – le client est d'accord. Les postes optionnels qu'il veut s'ajoutent au prix.
Refusé – le client n'a pas accepté le devis.
Remplacé – une version envoyée plus récente a remplacé celle-ci. Elle reste en lecture seule et tu peux toujours télécharger son PDF.

Un devis envoyé est accepté ou refusé par le client directement dans frego, s'il est partagé avec lui, ou c'est toi qui le notes avec Accepter et Refuser. Les deux ne sont possibles que sur un devis envoyé. Si tu n'as pas envoyé le devis via frego, utilise d'abord Marquer comme envoyé. Un devis envoyé, accepté ou refusé ne revient pas à l'état de brouillon. Quand il doit changer, clique sur Nouvelle version.

Structure du projet

À partir d'un devis accepté, le bouton Créer la structure du projet crée les sections, les paquets et les tâches. Tous les postes normaux sont créés, ainsi que les postes optionnels que le client a acceptés. Une section qui existe déjà dans le projet sous le même nom est réutilisée et n'est pas créée une deuxième fois. Un admin du projet qui voit le devis peut le faire, seulement à partir de la version la plus récente et une seule fois. Ensuite, tu vois Structure créée sur le devis et il ne peut plus être modifié.

Si le projet a déjà des tâches, l'assistant propose Chiffrer uniquement ce que le projet ne contient pas encore. Laisse cette option activée et l'IA ne proposera pas ce qui existe déjà.

Versions du devis

Quand le client veut des changements, tu ne réécris pas le devis envoyé. Tu prépares une nouvelle version et l'ancienne reste exactement telle que le client l'a reçue.

Nouvelle version – dans le devis, clique sur Nouvelle version. Un brouillon est créé en copie, avec les prix, la remise, les réglages du PDF et les notes. Tu le modifies à la main et tu l'envoies.
Retravailler avec l'IA – tu écris ce qui doit changer et l'IA prépare la nouvelle version. Plus de détails ci-dessous.

Une nouvelle version peut être créée par l'auteur du devis ou par quelqu'un avec qui il est partagé en modification et qui y voit les prix, à partir de n'importe quelle version terminée, et elle devient toujours la plus récente. À qui appartient la nouvelle version :

Si elle est créée par l'auteur ou par un admin du projet qui voit le devis, c'est lui son auteur. Si ce n'est pas l'auteur de la version précédente, il y choisit lui-même le Fournisseur et le Client ; d'ici là, la version garde les données de la version précédente. L'auteur de la version précédente la reçoit partagée en modification, et personne d'autre ne peut réduire ni retirer ce droit : lui seul peut y renoncer.
Si elle est créée par un collaborateur avec qui le devis est partagé nommément en modification, l'auteur reste celui de la version précédente. Le collaborateur modifie le brouillon, mais ne peut ni le partager, ni l'envoyer, ni l'accepter, ni le supprimer.

Ce qui n'est pas repris dans la nouvelle version : l'historique des envois et les PDF envoyés. Ils restent avec la version à laquelle ils appartiennent. La date de validité n'est reprise que si elle n'est pas encore dépassée.

Une nouvelle version reprend le partage avec l'équipe : le réglage pour tout le projet et les personnes précises. Elle ne reprend jamais les clients. Le client ne voit la nouvelle version qu'une fois que tu l'y as ajouté dans Partage ou à l'envoi. Une version privée reste privée.

Dans la liste, chaque devis a une seule ligne avec la version la plus récente et le repère v2, v3… Sous Versions précédentes, tu trouves les autres, chacune avec son état, sa date, son prix et son PDF. Dans un devis ouvert, tu passes d'une version à l'autre dans l'en-tête.

Tu ne peux envoyer, accepter, refuser et utiliser pour créer la structure du projet que la version la plus récente. Si tu veux revenir à une version plus ancienne, crée une nouvelle version à partir d'elle. Elle sera la plus récente.
Quand tu envoies la nouvelle version, la version envoyée auparavant passe à l'état Remplacé. Elle reste en lecture seule et tu peux toujours télécharger son PDF.
Si tu supprimes la version envoyée plus récente, la précédente repasse de Remplacé à Envoyé et tu peux de nouveau l'envoyer, l'accepter ou la refuser.
Si le client a déjà reçu une des versions précédentes, le texte par défaut de l'e-mail précise de lui-même que le nouveau devis remplace le précédent.
La structure du projet n'est créée qu'à partir d'une seule version d'un devis. Tu ne peux pas supprimer la version dont elle est issue tant que ses sections, ses paquets et ses tâches existent dans le projet, et d'ici là tu ne peux pas non plus créer la structure à partir d'une autre version.
Un devis peut avoir au maximum 50 versions. Tu peux supprimer celles dont tu n'as plus besoin. Seule cette version est supprimée. Une version acceptée ne peut être supprimée que par un admin du projet. Dans un devis ouvert, tu supprimes une version avec ⋯ et Supprimer.

À partir de la version v2, tu vois la partie Changements par rapport à v1 (avec le numéro de la version précédente) : ce qui a été ajouté, ce qui a été retiré, où le nom, la description, les heures, le caractère optionnel ou le prix fixe ont changé, ce qui a été déplacé et comment les heures et le prix ont changé au total. Les lignes ajoutées et modifiées portent un repère dans le devis. Un collaborateur voit les changements sans les prix, le client seulement ce qu'il voit aussi dans le PDF.

Le client ne voit que les versions auxquelles il est ajouté et qui sont déjà parties. Si tu ne l'ajoutes pas à la version la plus récente, il voit la dernière qui est partagée avec lui et frego ne lui dit rien d'une version plus récente. C'est pareil dans l'équipe : qui ne voit pas la version plus récente n'en apprend rien.

Retravailler avec l'IA

Clique sur Retravailler avec l'IA et écris ta remarque avec tes propres mots dans le champ Ce qui doit changer, par exemple « c'est trop cher pour le client, retire le blog et ajoute une deuxième version linguistique ». L'IA ne change que ce que tu écris et laisse le reste tel quel. Le résultat est une nouvelle version à l'état de brouillon. L'ancienne reste inchangée.

La modification peut être lancée par l'auteur du devis ou par quelqu'un avec qui il est partagé en modification et qui y voit les prix, et seulement depuis la version la plus récente. Elle coûte 10 crédits IA, comme un nouveau devis, et c'est la personne qui la lance qui les dépense.

Ce que l'IA reçoit :

les sections, les paquets et les tâches de la version précédente avec leurs noms, leurs descriptions et leurs heures, le résumé, les hypothèses et les questions ouvertes,
ta remarque,
l'instruction avec laquelle le devis a été créé, si tu es l'auteur de la version dont part la modification,
les documents de base d'origine, si tu laisses Utiliser aussi les documents de base d'origine activé. Elle ne reçoit que ceux qui existent encore et que tu peux voir. C'est utile quand la remarque ajoute quelque chose qui se trouve dans les documents de base.

Ce que l'IA ne reçoit pas : le taux horaire, la réserve, la remise, les prix fixes, la Note pour le client, la Note interne, le numéro du devis ni les données du fournisseur et du client.

Les postes qui restent dans le devis gardent leur prix fixe et leur marque Optionnel. Un prix fixe est définitif et reste sur le poste même si l'IA change ses heures, alors vérifie-le dans la nouvelle version.
Les nouveaux postes sont chiffrés à partir des heures et du taux.
L'IA peut marquer une tâche comme optionnelle. Elle ne peut pas retirer cette marque, marquer un paquet entier comme optionnel ni changer un prix : ça, tu le fais toi-même dans la nouvelle version.
Une fois terminé, tu trouves aussi dans la partie Changements par rapport à v1 le résumé Ce que l'IA a changé par rapport à v1 : ce qu'elle a changé et ce qu'elle n'a pas pu faire à partir de ta remarque. L'auteur de la version et la personne qui a lancé la modification voient ce résumé. Pour un brouillon que l'IA vient de préparer, cette partie est dépliée d'emblée.

La modification tourne en arrière-plan, et tu la vois dans la barre supérieure comme un nouveau devis. Tant que la nouvelle version est en préparation, tu ne peux ni envoyer, ni accepter, ni refuser la précédente. Une version en préparation ou qui a échoué n'est visible que par son auteur et par la personne qui a lancé la modification. Personne d'autre ne la voit tant qu'elle n'est pas terminée.

Si la modification échoue, tu récupères les crédits et la version précédente reste intacte. Tu peux toujours l'envoyer, l'accepter ou la refuser. Sur la version qui a échoué, tu trouves Réessayer la modification : la même fenêtre s'ouvre avec ta remarque, et la version qui a échoué est supprimée lors du nouvel essai. Tu peux aussi la supprimer toi-même, même si tu as lancé la modification sur le devis de quelqu'un d'autre.

Un devis très volumineux ne peut pas être retravaillé avec l'IA. frego te le dit tout de suite et ne dépense aucun crédit. Dans ce cas, utilise Nouvelle version et modifie-la à la main.

Où en est le projet par rapport au devis

Quand tu crées la structure du projet à partir d'un devis, celui-ci gagne un onglet Réel. Il montre combien d'heures tu as chiffrées et combien ont vraiment été travaillées sur les tâches : pour tout le devis, pour chaque section et pour chaque paquet. Tu peux déplier un paquet jusqu'aux tâches, et chaque ligne t'amène à la vraie section, au vrai paquet ou à la vraie tâche du projet.

Pas commencé – personne n'a encore enregistré de temps sur le poste.
Dans le devis – moins de 80 % des heures chiffrées sont travaillées.
Proche de la limite – 80 % ou plus sont travaillées.
Au-delà du devis – on a travaillé plus que ce qui était chiffré. C'est le moment d'en parler au client.

Avec le filtre Afficher, tu ne gardes que ce qui est au-delà du devis ou proche de la limite.

Sous un paquet ou une section, tu trouves aussi deux groupes :

Ajouté plus tard – les tâches qui n'étaient pas dans le devis et que quelqu'un a ajoutées au paquet ou à la section. Leur temps compte dans ce paquet, parce qu'il consomme ses heures.
Supprimé – les postes du devis dont la tâche n'est plus dans le projet. On ne peut supprimer qu'une tâche sur laquelle personne n'a enregistré de temps, donc des heures travaillées ne peuvent pas se perdre de cette façon.

Une tâche que tu déplaces dans un autre paquet compte toujours dans le poste sous lequel elle a été chiffrée. La tâche indique où elle se trouve maintenant. À la fin, il y a la ligne Travail hors de ce devis : le temps passé sur des tâches qui ne viennent pas du devis. Il ne compte pas dans les totaux, mais grâce à lui les chiffres correspondent au suivi du temps du projet.

Ce qui compte :

Seulement les entrées de temps terminées. Un chronomètre en cours s'ajoute quand tu l'arrêtes.
Le temps radié compte dans les heures (le travail a été fait), mais pas dans la valeur du travail.
Les postes optionnels ne comptent que si le client les a pris au moment de l'acceptation.
Les chiffres du devis ne changent plus : le devis dont la structure est issue est verrouillé.

Ceux qui voient le devis en entier, prix compris (l'auteur, les personnes ajoutées nommément et les admins du projet qui le voient), voient aussi l'argent : le Montant du devis (HT, après remise), la Valeur du travail et l'Écart. La valeur du travail, c'est le temps facturable × le taux enregistré avec l'entrée de temps, c'est-à-dire le taux que la personne avait dans le projet quand elle a enregistré le temps. Le temps radié n'y compte pas. Un collaborateur qui voit le devis par le partage avec tout le projet ne voit que les heures. Le client ne voit pas du tout cet onglet.

En mode partage d'écran (tant que tu n'as pas affiché les montants), la comparaison est masquée, parce qu'elle montre le temps réellement travaillé. Les chiffres sont actualisés quand tu ouvres l'onglet ou que tu reviens dans la fenêtre. Avec le bouton Actualiser, tu les recharges tout de suite. Dans la liste des devis, un devis sur lequel on travaille déjà indique quel pourcentage des heures chiffrées est travaillé. La comparaison appartient à la version dont la structure est issue, même si le devis a entre-temps une version plus récente.

Partage du devis

Un nouveau devis n'est visible que par toi. Ni le propriétaire ni un admin du projet ne le voient tant que tu ne le partages pas avec eux. Tu choisis à qui tu le montres avec le bouton Partage dans l'en-tête du devis. On partage toujours une seule version.

Tout le monde dans le projet – les admins et les collaborateurs du projet voient le devis. Tu choisis s'ils peuvent seulement le lire (Lecture) ou aussi le modifier (Modification). Un client n'accède jamais au devis de cette façon.
Personnes précises – tu ajoutes nommément n'importe quel membre de l'équipe et tu lui donnes Lecture ou Modification. Le réglage d'une personne précise l'emporte sur celui de tout le projet.
Clients – tu n'ajoutes un client que nommément et seulement en lecture. Il voit le devis comme dans le PDF, et seulement une fois que tu l'as envoyé. Le client ne voit pas un brouillon.

Qui voit quoi :

L'auteur et les personnes ajoutées nommément voient le devis en entier, prix compris.
Un admin du projet voit lui aussi tout, prix compris, par Tout le monde dans le projet.
Un collaborateur voit par Tout le monde dans le projet la structure et les heures, sans les prix. Son PDF n'est lui aussi qu'un récapitulatif des heures. S'il a Modification, il modifie la structure et les heures. Il ne change ni les prix ni ce qui est optionnel et ne crée pas de nouvelle version.
Le client ne voit que ce qui est dans le PDF : sans le taux, la réserve ni la note interne.

Qui peut quoi :

Modification veut dire modifier le brouillon ; qui voit aussi les prix peut en plus créer une nouvelle version ou lancer Retravailler avec l'IA.
Le partage est modifié, le devis envoyé et l'acceptation ou le refus notés par l'auteur et par un admin du projet qui voit le devis. C'est vrai aussi quand l'admin ne l'a qu'en lecture : un devis qu'un collaborateur lui a partagé en lecture, il ne le modifie pas, mais il peut l'envoyer au client.
Personne ne donne plus que ce qu'il a. Qui ne fait que lire le devis ne peut donner Modification à personne, pas même à lui-même. Il peut réduire ou retirer la modification que quelqu'un a déjà. Elle est donnée par l'auteur et par ceux qui l'ont eux-mêmes.
Une version peut être supprimée par son auteur ou par un admin du projet qui la voit. Une version acceptée ne peut être supprimée que par un admin du projet.

Si un admin se retire son propre accès en enregistrant le partage, frego lui pose d'abord la question. Après l'enregistrement, il ne voit plus le devis et seul l'auteur peut lui rendre l'accès.

Dans la liste, chaque devis porte une étiquette qui dit avec qui il est partagé : Moi seul, Partagé · 3, Tout le projet, Client, éventuellement + client. Avec le filtre Afficher, tu ne gardes que Les miens ou que Partagés avec moi. Quand quelqu'un d'autre partage un devis avec toi en lecture, il s'ouvre sans possibilité de modification et tu vois en haut qui te le partage.

Quand quelqu'un quitte le projet ou que son rôle passe à client ou cesse de l'être, ses partages de devis dans le projet sont annulés.

Un devis privé n'est vu par personne d'autre que la personne qui l'a créé, et personne ne le voit non plus après la suppression de son compte. Les brouillons que l'auteur n'a partagés avec personne et n'a pas envoyés sont supprimés avec le compte. Les devis partagés restent à ceux avec qui il les a partagés, avec les mêmes droits, et leur auteur est indiqué comme Utilisateur supprimé. Ils ne deviennent accessibles à personne d'autre, pas même au propriétaire du projet.

Une version que l'IA prépare encore ou qui a échoué n'est visible que par son auteur et par la personne qui l'a lancée.

L'onglet Réel est visible par les admins et les collaborateurs qui voient aussi le devis lui-même. Seuls ceux qui voient le devis en entier, prix compris, y voient l'argent. Le client ne le voit pas.

Acceptation par le client

Le client que tu as ajouté à la version envoyée l'ouvre dans frego et y trouve deux boutons :

Je suis d'accord – il coche les postes optionnels qu'il veut, voit tout de suite le prix avec eux et peut ajouter un commentaire.
Je ne suis pas d'accord – il peut écrire ce qui ne lui convient pas dans le devis.

Le devis est ainsi accepté ou refusé exactement comme si tu l'avais noté toi-même, et il est verrouillé. La décision est définitive pour cette version. Si le client change d'avis, prépare une nouvelle version.

Seul un client ajouté à cette version peut décider, seulement sur un devis envoyé et seulement sur la version la plus récente. Tant que tu prépares une version plus récente, il ne voit pas les boutons.
Une nouvelle version, tu dois la partager de nouveau avec le client. Elle ne lui devient pas accessible toute seule.
La décision du client est annoncée à l'auteur du devis et aux admins du projet qui le voient : par une notification dans frego et par e-mail. Tu désactives ces e-mails dans Paramètres → Notifications, dans le groupe Devis.
Un accord conclu en dehors de frego, tu continues à le noter toi-même avec Accepter et Refuser.

Relevé de décision

Sur un devis accepté comme sur un devis refusé, tu trouves le Relevé de décision : qui a décidé, quand, si c'était le client dans frego ou si tu l'as noté à la main, et le commentaire du client. Quand le client a écrit un commentaire, le relevé est déplié d'emblée.

Quand tu acceptes ou refuses à la main, tu ajoutes une note (par exemple « accepté par e-mail le 12/10 ») et tu joins des pièces jointes : l'e-mail enregistré ou une capture d'écran. 5 fichiers au maximum, de 20 Mo chacun au plus : PDF, images (PNG, JPG, WebP, GIF), Word (.docx), Excel (.xlsx), texte (.txt, .md), CSV et e-mails (.eml, .msg).
Si l'envoi d'une pièce jointe échoue, la décision reste enregistrée. frego indique de quels fichiers il s'agit, et avec Réessayer l'envoi tu les envoies encore une fois.
Tu peux compléter ou modifier la note et les pièces jointes plus tard aussi, par exemple quand tu retrouves l'e-mail. Chaque changement est inscrit dans l'historique.
La note et les pièces jointes sont visibles par l'auteur, les personnes ajoutées nommément et les admins du projet qui voient le devis. Le client voit seulement qui a décidé et quand, et son propre commentaire. Personne ne peut modifier le commentaire du client.
Les pièces jointes sont privées. Le lien de téléchargement n'est valable que quelques minutes.

Tu vois aussi la décision dans l'Historique des envois, parmi les envois.

FREE ou PRO

Les documents de base et les devis font partie du PRO de la personne qui a créé le projet. Quand PRO prend fin, tout reste et tu peux tout consulter, mais tu ne peux plus rien modifier. Plus d'infos dans l'article Quand PRO prend fin. Nous parlons des crédits IA dans l'article Crédits IA.