Appels

Pendant un appel avec un client, tu n'as rien à noter. Enregistre-le, fais-le transcrire et l'IA te dit de quoi il était question, ce que vous avez convenu et ce qu'il reste à faire. Le tout trié par projet.

Enregistrer

Tu lances un nouvel appel dans Appels avec Nouvel appel, avec la touche R partout dans l'appli, dans un projet sous Documents et devis avec Enregistrer un appel ou dans le détail d'un événement. Tu choisis d'où vient le son :

Micro - une conversation à ton bureau ou un téléphone sur haut-parleur.
Appel dans le navigateur - Google Meet, Zoom ou Teams dans un onglet du navigateur. Le son de l'onglet et ton micro sont enregistrés.
Importer un fichier - un enregistrement audio ou vidéo terminé (mp3, m4a, mp4, mov, wav, webm, mkv ou ogg, 2 Go au maximum).

Appel dans le navigateur ne fonctionne que dans Chrome ou Edge sur un ordinateur. Quand tu choisis l'onglet de l'appel, active en dessous le partage du son de l'onglet (dans Chrome en anglais, « Also share tab audio »), sinon seul ton micro est enregistré. Utilise un casque, sinon le micro capte l'autre personne une seconde fois.

Pendant l'enregistrement, un point rouge avec la durée s'affiche dans l'en-tête. Tu peux y mettre l'enregistrement en pause ou l'arrêter, et continuer à travailler dans l'appli en attendant. L'enregistrement continue quand tu passes à un autre onglet, par exemple celui de l'appel. Il est envoyé par morceaux au fur et à mesure. Si la connexion coupe ou si le navigateur se ferme, les morceaux non envoyés restent enregistrés dans le navigateur, et quand tu recharges la page ou à ta prochaine connexion, on te propose de les terminer.

Un appel peut durer 4 heures au maximum, et le son du micro ou du navigateur peut faire 500 Mo au maximum. En FREE, tu peux avoir 1 enregistrement non terminé à la fois, en PRO jusqu'à 3. Tu en lances un autre dès que tu en termines un.

Pendant l'enregistrement, l'en-tête te montre si du son arrive du micro et de l'onglet. Si aucun son n'arrive du micro pendant plus d'1 minute ou de l'onglet pendant plus de 2 minutes, ou si l'enregistrement contient un bruit fort ou un son déformé, nous te prévenons : un ⚠ apparaît dans le titre de l'onglet Frego et, si les notifications du navigateur sont autorisées, tu reçois aussi une notification système même quand un autre onglet est ouvert. Tu demandes l'autorisation avec le bouton Autoriser les notifications dans la fenêtre de nouvel appel. Tu retrouveras ces repères plus tard à côté de la transcription.

Astuce
Préviens l'autre personne que tu enregistres l'appel.

Vidéo

Avec Appel dans le navigateur, tu peux activer Enregistrer aussi l'image dans la fenêtre du nouvel appel. En plus du son, l'image de ce que tu partages est alors enregistrée : l'onglet, une fenêtre ou tout l'écran, sans caméra. La vidéo fait au maximum 720p (1280 × 720 pixels) et 15 images par seconde, une heure occupe environ 350 Mo. Nous retenons ton choix pour le prochain appel. Quand il te reste moins d'environ 350 Mo d'espace, nous te prévenons, mais tu peux quand même enregistrer.

Si l'onglet partagé n'envoie pas de son et que tu choisis Enregistrer seulement le micro, l'image est quand même enregistrée, seul le son vient uniquement de ton micro.

La vidéo d'un appel peut faire 4 Go au maximum. Une fois cette taille atteinte, seule l'image s'arrête et le son continue d'être enregistré. En FREE, l'image s'arrête aussi quand ton stockage se remplit pendant l'enregistrement. Tu vois le message « Ton espace est plein, seul le son est enregistré à partir de maintenant. » et à partir de là, l'appel est enregistré avec le son seulement.

Après l'appel, la vidéo est traitée, ce qui peut prendre un moment pour un long appel. En attendant, le détail de l'appel affiche La vidéo est en cours de traitement… et tu peux déjà écouter le son. Nous te prévenons quand la vidéo est prête. Le détail de l'appel lit alors la vidéo et un clic sur un temps de la transcription te mène à ce moment de la vidéo. Si la vidéo ne peut pas être traitée, le son, la transcription et l'analyse restent et continuent de fonctionner. Si ton navigateur ne peut pas lire la vidéo, c'est le son qui est lu. Le réencodage d'une longue vidéo (par exemple une vidéo d'iPhone en HEVC ou un long enregistrement qu'il faut réencoder) peut dépasser la limite de temps. La vidéo n'est alors pas traitée, mais le son et la transcription restent.

Quand tu importes un fichier vidéo (mp4, mov, mkv ou webm, 2 Go au maximum), l'image et son son d'origine sont conservés. La transcription et l'analyse travaillent toujours avec le son.

Client, projets et événement

Tu peux lier un appel à un client, à autant de projets que tu veux et à un événement de ton calendrier. Rien de tout cela n'est obligatoire, et tu peux modifier les liens plus tard dans le détail de l'appel. Si tu choisis un client, ses projets te sont proposés en premier.

Transcription

Après l'appel, clique sur Transcrire. La transcription coûte 1 crédit IA par tranche de 10 minutes entamée, et tu vois le prix directement sur le bouton. Le texte est découpé en parties de 5 minutes, chacune avec une heure ; clique dessus pour écouter l'enregistrement depuis le début de la partie. Tu peux aussi corriger la transcription à la main ou la remplacer par la tienne, par exemple celle d'un autre outil.

Avant de transcrire, choisis la Langue de l'appel. Par défaut, c'est Automatique : l'IA reconnaît la langue toute seule. Ensuite, la liste propose la langue de l'appli, puis les autres (slovaque, tchèque, anglais, allemand, espagnol, français, russe, hongrois, polonais et ukrainien). Si l'appel a commencé par du bruit ou si plusieurs langues ont été parlées, la reconnaissance automatique peut se tromper. Choisis alors la langue de l'appel et la transcription sera plus précise.

Quand la transcription semble incomplète (une partie contient peu de texte, la même phrase se répète ou elle est dans une autre langue), tu vois au-dessus de la transcription un avertissement avec les parties concernées. Tu peux Transcrire à nouveau avec une autre langue ou Modifier la transcription et coller la tienne. Tu peux lancer l'analyse quand même, nous te demandons simplement une fois de plus.

Analyse

Clique sur Analyser (5 crédits IA). Tu peux ajouter une note pour dire à l'IA sur quoi se concentrer. Tu obtiens :

De quoi parlait l'appel - un résumé, qui a parlé et les accords, questions et informations importantes communs,
une carte par projet avec un résumé, les accords, les questions ouvertes et les tâches proposées,
une carte Non classé avec les tâches pour lesquelles l'IA n'était pas sûre du projet.

Si l'IA reconnaît un autre de tes projets dont il a été question dans l'appel, elle te propose de le lier avec Lier le projet. Tu peux déplacer les tâches proposées vers un autre projet ou les écarter. Tu peux relancer l'analyse, par exemple avec une autre note. Si la transcription est trop longue pour être analysée, l'analyse ne démarre pas et aucun crédit n'est décompté. Plus d'infos sur les crédits dans Crédits IA.

Tâches issues de l'appel

Tu ne peux créer des tâches qu'à partir d'un appel analysé. Sur la carte d'un projet, clique sur Créer les tâches, choisis une colonne et la fenêtre d'import de tâches que tu connais s'ouvre. Tu y ajustes les tâches puis tu les confirmes. Les tâches créées à partir de l'appel apparaissent ensuite sous la carte du projet.

Ajouts aux tâches existantes

Si l'appel portait sur une tâche qui existe déjà dans le projet, l'IA ne propose pas de nouvelle tâche mais un ajout à la tâche existante. Tu les trouves dans la carte du projet, dans la section « Ajouts aux tâches existantes ». Tu peux modifier le texte, changer de tâche ou transformer l'ajout en nouvelle tâche. Même pour une nouvelle tâche proposée, tu peux choisir « Ajouter à une tâche existante » et sélectionner la tâche par son nom ou sa colonne.

Le bouton Ajouter des commentaires écrit les ajouts comme tes commentaires sur les tâches. Si l'appel est partagé avec le projet, le commentaire contient un lien vers l'appel, sinon seulement son nom. La citation de la transcription n'est pas incluse dans le commentaire. Pour corriger une erreur, clique sur Annuler sur un ajout déjà écrit : le commentaire est retiré de la tâche et tu peux modifier l'ajout et l'écrire à nouveau.

Qui voit quoi

Personne d'autre que toi ne voit la transcription ni De quoi parlait l'appel. Pour chaque projet lié, sous Ce que chaque projet voit, tu règles séparément Analyse et Partager l'enregistrement.

Analyse décide qui, dans le projet, voit la partie de l'analyse pour ce projet : Privé (seulement toi), Équipe ou Équipe et client. Ils la trouvent dans le projet sous Documents et devis, mais seulement une fois l'appel analysé. Personne de l'équipe ne voit la partie d'un autre projet. Un membre qui a archivé le projet pour lui-même ne voit pas les parties partagées des appels qui s'y trouvent.

Partager l'enregistrement décide qui peut écouter l'enregistrement lui-même : Privé (seulement toi), Équipe (les administrateurs et collaborateurs du projet) ou Équipe + client (tous les membres du projet, clients compris). Un projet nouvellement lié commence avec Privé. Les membres avec qui tu partages l'enregistrement le trouvent dans le cloud du projet, dans le dossier Enregistrements d'appels. Ils peuvent l'écouter et le télécharger, mais pas le supprimer, et il ne leur montre ni la transcription ni l'analyse. Quand la vidéo est prête, c'est la vidéo qui est partagée, sinon le son.

Les appels que quelqu'un d'autre partage avec toi se trouvent dans la liste des appels, dans l'onglet Partagés avec moi. Un lien vers un appel qu'on t'envoie fonctionne aussi. Tu n'y vois que ce qui est partagé avec toi : l'enregistrement et les parties de l'analyse pour tes projets, jamais la transcription ni les autres projets.

Si tu détaches le projet de l'appel ou choisis Privé, ils ne peuvent plus rouvrir l'enregistrement. S'ils l'avaient ouvert à ce moment-là, il peut encore être lu ou téléchargé pendant 60 minutes au maximum. Si tu quittes un projet, l'appel en est détaché.

L'enregistrement et ton stockage

L'enregistrement (son et vidéo) est conservé jusqu'à ce que tu le supprimes et compte dans ton stockage, même quand tu le partages avec un projet. Tu vois la taille du son et de la vidéo ensemble dans la liste des appels et dans le détail de l'appel. Tous tes enregistrements se trouvent aussi dans le Cloud, dans le dossier Enregistrements d'appels.

Quand l'appel n'est pas en cours d'enregistrement ni de traitement, tu as deux possibilités dans le détail de l'appel ou dans le dossier Enregistrements d'appels :

Supprimer la vidéo - supprime seulement l'image. Le son, la transcription et l'analyse restent et tu peux transcrire l'appel à nouveau.
Supprimer l'enregistrement - supprime le son et la vidéo. La transcription, l'analyse et les tâches restent, tu ne peux simplement plus écouter l'enregistrement, il disparaît du cloud du projet et tu ne peux plus transcrire l'appel à nouveau.

Quand tu supprimes l'appel entier, l'enregistrement est supprimé aussi.

Quand ton stockage est plein, tu ne peux ni lancer de nouvel appel ni importer de fichier. Un enregistrement déjà en cours se termine et est conservé, en FREE avec le son seulement à partir de là. Plus d'infos dans Cloud et fichiers.

FREE ou PRO

En FREE, tu peux enregistrer des appels aussi avec l'image, importer des fichiers, lier des appels à un client, à des projets et à un événement, partager des enregistrements avec un projet et les écouter, télécharger et supprimer dans les dossiers Enregistrements d'appels. FREE dispose de 1 Go d'espace, soit environ 3 heures de vidéo. Les différences avec PRO :

En FREE, tu peux avoir 1 enregistrement non terminé à la fois, en PRO 3.
En FREE, l'image s'arrête quand ton stockage se remplit pendant un enregistrement, le son est enregistré jusqu'au bout.
La transcription, l'analyse et la création de tâches à partir d'un appel sont réservées à PRO et consomment des crédits IA : une transcription coûte 1 crédit par tranche de 10 minutes entamée, une analyse 5 crédits. Plus d'infos dans Crédits IA.

Quand PRO prend fin, tu vois toujours tes appels, transcriptions et analyses et tu peux enregistrer de nouveaux appels, mais tu ne peux plus lancer de nouvelle transcription ou analyse, ni créer de tâches avec Créer les tâches. Plus d'infos dans Quand PRO prend fin.