Unterlagen und Angebote

Im Projektmenü findest du Unterlagen & Angebote. Die Seite hat zwei Tabs: Unterlagen ist das, was du vom Kunden bekommen hast, Angebote ist das, was daraus entsteht.

Der Ablauf ist immer gleich:

Du lädst die Unterlagen hoch.
Die KI erstellt daraus ein Angebot.
Du passt das Angebot an, gibst ihm einen Preis und schickst es dem Kunden. Der Kunde nimmt es direkt in frego an, oder du hältst seine Zustimmung selbst fest. Aus dem angenommenen Angebot entsteht dann mit einem Klick die Projektstruktur.

Unterlagen

Dokumente – Texte wie das Briefing, Gesprächsnotizen oder Absprachen mit dem Kunden.
Dateien – PDF, Bilder, Word, Excel und weitere Anhänge. Du siehst sie auch in der Projekt-Cloud im Ordner Spezifikationen.
Links – Links zum Design, zur Testseite, zum Repository und Ähnlichem. Zu jedem kannst du eine Notiz für die KI schreiben, zum Beispiel, worauf sie auf der Seite achten soll. Ein Projekt kann höchstens 200 Links haben.
Mindmaps – wenn du dir das Projekt aufzeichnen willst.

Unterlagen fügen die Admins und Mitarbeiter des Projekts hinzu. Der Kunde fügt hier nichts hinzu, Dateien schickt er dir über die Projekt-Cloud.

Ein Dokument öffnet sich in einem eigenen Fenster über der Seite, und du kannst mehrere nebeneinander offen haben. Du verschiebst ein Fenster an seiner oberen Leiste, änderst seine Größe am Rand oder an einer Ecke und schließt es mit Schließen oder dem X. Hat es ungespeicherte Änderungen, fragt frego vor dem Schließen nach. Die Fenster bleiben auch im Tab Angebote offen, du kannst also das Briefing lesen und dabei ein Angebot bearbeiten. Auf dem Handy und auf einem schmalen Bildschirm öffnet sich ein Dokument direkt in der Seite, immer nur eines.

Dateien in den Unterlagen sind privat. Der Link zu einer Datei ist temporär und gilt etwa eine Stunde. Kopierst du ihn woandershin, funktioniert er danach nicht mehr. Einen frischen bekommst du, wenn du die Seite neu lädst.

Wer eine Unterlage sieht

Bei jeder Unterlage stellst du im Bereich Wer es sieht eine von drei Stufen ein:

Privat – nur du siehst sie, nicht einmal ein Admin des Projekts.
Team – die Admins und Mitarbeiter des Projekts sehen sie. Das ist die Voreinstellung für eine neue Unterlage.
Team und Kunde – die Admins, Mitarbeiter und Kunden des Projekts sehen sie.

Die Stufe ändert, wer die Unterlage hinzugefügt hat, oder ein Admin des Projekts. Der Kunde sieht nur Unterlagen mit der Stufe Team und Kunde und kann sie nicht bearbeiten. Genauso verhält es sich in der Cloud: Im Ordner Spezifikationen sieht jeder nur die Dateien, die er auch in den Unterlagen sieht. In der Liste der Unterlagen trägt nur eine Unterlage eine Markierung, die nicht auf der Stufe Team steht.

Wenn du ein Projekt verlässt oder daraus entfernt wirst, bleiben deine privaten Unterlagen und die Angebote, die du mit niemandem geteilt hast, gespeichert, aber niemand sieht sie, auch kein Admin. Wirst du wieder zum Projekt hinzugefügt, hast du sie wieder. Angebote werden nicht über Stufen geteilt, sondern mit einzelnen Personen. Mehr dazu unten im Abschnitt Angebot teilen.

Neues Angebot

Klicke im Tab Unterlagen auf Angebot aus den Unterlagen erstellen oder im Tab Angebote auf Neues Angebot. Der Assistent ist ein einziger Bildschirm:

Wie soll die KI kalkulieren? – du wählst eine der Anweisungen im Projekt oder Ohne Anweisung – die KI nutzt allgemeine Regeln. Über Anweisungen verwalten schreibst du eine Anweisung, bearbeitest sie oder legst sie aus einer Vorlage an und wählst sie dann hier aus.
Worauf soll sich die KI stützen? – du markierst die Unterlagen. Alles, was die KI lesen kann, ist schon ausgewählt.
Notiz nur für dieses Angebot – du kannst eine einmalige Notiz ergänzen, zum Beispiel „der Kunde hat ein Budget bis 5.000 €, zuerst das MVP“. Dann klickst du auf Angebot generieren. Neben dem Button siehst du, wie viele Credits es kostet und wie viele dir bleiben. Das Angebot wird nach dem Projekt benannt, und du benennst es um, sobald du es öffnest.

Das Angebot wird im Hintergrund erstellt, du kannst in der Zwischenzeit etwas anderes machen. Solange es erstellt wird, siehst du in der oberen Leiste Angebot wird erstellt…, egal wo du in frego gerade bist. Ist es fertig, sagt dir die obere Leiste Bescheid, und ein Klick bringt dich direkt hin. Dauert das Erstellen ungewöhnlich lange, sagt dir die Leiste das und du kannst es dort ausblenden. Ist es auch nach einer halben Stunde nicht fertig, siehst du Das Angebot wurde nicht fertig und ein Klick bringt dich zu den Angeboten des Projekts. Du findest es auch im Tab Angebote. Im Projekt wird nichts angelegt, bevor du aus einem angenommenen Angebot selbst die Struktur erstellst.

Ein Angebot können die Admins und Mitarbeiter des Projekts erstellen. Das Erstellen kostet 10 KI-Credits, und sie verbraucht die Person, die es startet. Wenn das Angebot fehlschlägt, bekommst du die Credits zurück und findest beim Angebot Erneut versuchen. Der Assistent öffnet sich mit den Unterlagen aus dem ursprünglichen Versuch. Prüf die Auswahl noch, bevor du abschickst. Ein Angebot, das noch erstellt wird, lässt sich nicht löschen. Du löschst es, wenn es fertig oder fehlgeschlagen ist. Vor dem Löschen fragt frego noch einmal nach, ob du das wirklich willst.

Was die KI aus den Unterlagen liest

Dokumente – den ganzen Text.
PDF und Bilder (PNG, JPG, WebP, GIF) – direkt, einschließlich der Bilder auf den PDF-Seiten.
Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV und Textdateien (.txt, .md) – ihren Text.
Mindmaps – als Gliederung.
Links – Titel, Adresse und deine Notiz immer. Den Text der Seite nur, wenn er sich laden ließ.

Andere Dateitypen, zum Beispiel ZIP, Video oder die älteren .doc und .xls, liest die KI nicht. Im Assistenten siehst du sie, aber sie lassen sich nicht auswählen. Ein passwortgeschütztes PDF liest die KI ebenfalls nicht, im Angebot siehst du es als nicht verwendet. Ein leeres Dokument oder eine leere Mindmap wird nicht verwendet.

Bei Links zeigt frego, was sich laden ließ:

Inhalt geladen – die KI bekommt den Text der Seite,
Inhalt geladen, gekürzt – die Seite war zu lang und die KI bekommt ihren Anfang,
Inhalt nicht lesbar – die Seite liegt zum Beispiel hinter einem Login (Figma, Google Drive) oder hat keinen lesbaren Text. Die KI nutzt nur Titel und Notiz,
Seite nicht erreichbar – sie ließ sich nicht öffnen. Die KI nutzt nur Titel und Notiz,
Inhalt wird geladen… – frego liest die Seite gerade,
Inhalt noch nicht geladen – du hast den Link in einer älteren Version von frego hinzugefügt, die Link-Inhalte noch nicht gelesen hat. Die KI nutzt nur Titel und Notiz, bis du ihn neu lädst.

frego liest nur öffentliche Webseiten. Was hinter einem Login oder im internen Netz liegt, liest es nicht. Schreib deshalb bei so einem Link in die Notiz für die KI, was dort zu finden ist. Den Inhalt eines Links lädst du mit dem Button Erneut laden neu.

Limits für ein Angebot:

Dateien zusammen bis 18 MB, ein einzelnes Bild höchstens 7,5 MB,
PDF zusammen bis 600 Seiten,
aus Excel werden die ersten 5.000 Zeilen jedes Blatts gelesen,
sehr lange Texte bekommt die KI gekürzt.

Wenn die ausgewählten Dateien ein Limit überschreiten, sagt dir der Assistent Bescheid und du wählst einige ab.

KI-Anweisungen und Vorlagen

Eine Anweisung sagt der KI, wie sie kalkulieren soll: wie sie die Arbeit in Abschnitte und Pakete aufteilt, wie sie Stunden schätzt, was immer in den Preis gehört und was nicht. Du findest sie im Tab Angebote unter dem Button KI-Anweisungen oder im Assistenten über Anweisungen verwalten. Eine neue Anweisung legst du mit dem Button Neue Anweisung an: Du wählst Leere Anweisung oder eine der Vorlagen. Über das Menü ⋯ neben einer Anweisung benennst du sie um, speicherst sie als Vorlage oder löschst sie.

Fertige Vorlagen – Web application, Online store, Mobile app, Design / branding, Marketing and content, General. Die Vorlage wird in eine Anweisung im Projekt kopiert, und dort passt du sie an.
Meine Vorlagen – eine eigene Anweisung speicherst du über ⋯ und Als Vorlage speichern und nutzt sie auch in weiteren Projekten. Du kannst höchstens 50 davon haben. Umbenennen und löschen kannst du sie in der Zeile Meine Vorlagen unter den Anweisungen.

Anweisungen und eigene Vorlagen siehst nur du. Für ein Angebot wird immer genau eine Anweisung verwendet.

Die Regeln für Softwareprojekte, zum Beispiel die Schätzung für einen erfahrenen Entwickler und Aufgaben von höchstens 4 Stunden, stehen in den Vorlagen Web application, Online store und Mobile app. Ohne Anweisung nutzt die KI allgemeine Regeln.

Angebot bearbeiten

Ein fertiges Angebot öffnest du per Klick. Du fügst Abschnitte, Pakete und Aufgaben hinzu, benennst sie um oder löschst sie und passt die Stunden an. Pakete und Aufgaben können eine Beschreibung haben, und das ganze Angebot hat eine Zusammenfassung für den Kunden. Beides wird im PDF gedruckt, schreib es also für den Kunden, nicht für dich. Im Bereich Erstellt aus siehst du, aus welchen Unterlagen das Angebot entstanden ist, was gekürzt und was nicht verwendet wurde. Diesen Bereich sieht nur, wer das Angebot erstellt hat.

Die KI ergänzt im Angebot auch Worauf das Angebot beruht (Annahmen, die sieht auch der Kunde) und Offene Fragen (der Kunde sieht sie nur, wenn du Offene Fragen auflisten einschaltest). Beide Listen kannst du bearbeiten.

Änderungen werden nicht von selbst gespeichert. Klick auf Speichern. Wenn du ohne Speichern gehen willst, fragt frego vorher nach. PDF und Versand arbeiten mit der gespeicherten Version, speichere also zuerst. Im Kopf des Angebots steht ein Hauptbutton, der vom Status abhängt, zum Beispiel Per E-Mail senden bei einem Entwurf. Die übrigen Aktionen findest du im Menü ⋯ daneben: PDF herunterladen, Neue Version, Mit KI überarbeiten, Als gesendet markieren, Erneut senden und Löschen. Unter den Positionen stehen eingeklappte Zeilen: Entscheidungsvermerk, Änderungen gegenüber v1, Was der Kunde sieht und Sendeverlauf. Jede sagt, was in ihr steht, und mit einem Klick klappst du sie auf.

Preis

Die Zeile über den Positionen sagt, womit das Angebot rechnet: Stundensatz, Reserve, Rabatt, MwSt., Lieferant und Kunde. Über Einstellungen bearbeiten öffnest du ein Seitenpanel mit den Teilen Preis, Angebot und PDF und Notizen. Dort stellst du ein:

Stundensatz – der Preis einer Position ist Stunden × Satz. Wenn du im Projekt deinen Stundensatz hinterlegt hast, ist er in einem neuen Angebot schon ausgefüllt. Ohne Satz hat das Angebot nur Stunden.
Reserve (%) – sie wird auf die Preise der Positionen verteilt, die aus Stunden berechnet werden. Du siehst sie in der Übersicht als eigene Zeile, der Kunde nicht.
Rabatt – in Prozent oder als Betrag. Der Kunde sieht ihn als eigene Zeile.
Lieferant und Kunde – dein Rechnungsprofil und das Rechnungsprofil des Projektkunden. Währung und MwSt. kommen vom Lieferanten, genau wie bei einer Rechnung. Ist der Lieferant nicht mehrwertsteuerpflichtig, steht das im Angebot und es wird keine MwSt. berechnet. Beide wählt der Autor des Angebots.
Angebotsnummer und Gültig bis – sie werden im Kopf des PDF gedruckt.

Direkt bei den Positionen stellst du ein:

Festpreis – bei einer Aufgabe oder bei einem ganzen Paket gibst du den Preis von Hand ein. Das ist der Endpreis für den Kunden: Er ersetzt Stunden × Satz, und die Reserve wird nicht aufgeschlagen. In einem Paket mit Festpreis haben die Aufgaben keinen eigenen Preis mehr.
Optional – du markierst eine Position als optional. Der Kunde sieht sie im Angebot getrennt, und sie zählt nicht zum Gesamtpreis, solange er sie nicht annimmt.

In der Übersicht siehst du die Stunden, Stunden × Satz, die Reserve, den Rabatt, die MwSt. und den Gesamtpreis. Sie wird laufend berechnet, während du tippst.

Was der Kunde sieht

Bei jedem Angebot legst du den Detailgrad des PDF fest: Nach Abschnitten, Nach Paketen oder Nach Aufgaben, und ob du Stunden anzeigen willst. Voreingestellt sind Pakete mit Preisen ohne Stunden. Was unter der gewählten Ebene liegt, sieht der Kunde nicht. Die Preise werden zeilenweise gerundet, die Zahlen im Angebot ergeben also immer die Summe.

Der Kunde sieht nie den Stundensatz, die Reserve oder die Interne Notiz. Die Notiz für den Kunden wird dagegen im PDF gedruckt. Wie es genau aussieht, siehst du im Bereich Was der Kunde sieht, oder du lädst das PDF herunter. Die Sprache von PDF und E-Mail wählst du aus zehn Sprachen.

Ein Angebot ohne Satz zeigt im PDF Stunden statt Preise.

Angebot senden

Per E-Mail senden – frego schickt eine E-Mail mit dem PDF im Anhang. Die Adressen der Projektkunden sind vorausgefüllt, Betreff und Text kannst du anpassen. Die Antwort des Kunden kommt an deine E-Mail-Adresse. Du kannst höchstens 5 Adressen auf einmal eingeben, und mit Kopie auch an mich senden bekommst du die E-Mail auch.
Als gesendet markieren – wenn du das PDF selbst verschickst.
Dem Kunden auch in der App Zugriff geben – im Sendefenster markierst du die Kunden des Projekts, die das Angebot auch in frego sehen sollen. Sie können es dort dann selbst annehmen oder ablehnen. Wer schon Zugriff hat, ist bereits markiert.

Du kannst höchstens 10 Angebote pro Stunde und 30 pro Tag senden.

Ein gesendetes Angebot wird gesperrt, damit du sicher bist, dass du dasselbe siehst wie der Kunde. Im Sendeverlauf findest du, an wen und wann das Angebot gegangen ist, und über Gesendetes PDF herunterladen bekommst du genau das PDF, das der Kunde erhalten hat. Dieselbe Version schickst du mit Erneut senden an weitere Personen. Ein gesendetes Angebot wird nicht wieder zum Entwurf. Wenn du etwas ändern willst, klick auf Neue Version, passe die Kopie an und sende sie. Bis dahin hat der Kunde die vorherige Version.

Status eines Angebots

Entwurf – du bearbeitest es.
Gesendet – es wartet auf den Kunden. Wenn das Angebot ein Datum bei Gültig bis hat und es abläuft, siehst du in der Liste einen Hinweis.
Angenommen – der Kunde hat zugestimmt. Die optionalen Positionen, die er will, werden zum Preis addiert.
Abgelehnt – der Kunde hat das Angebot nicht angenommen.
Ersetzt – diese Version wurde durch eine neuere gesendete Version ersetzt. Sie bleibt nur zum Lesen, und ihr PDF kannst du weiterhin herunterladen.

Ein gesendetes Angebot nimmt der Kunde direkt in frego an oder lehnt es ab, wenn es mit ihm geteilt ist, oder du hältst das über Annehmen und Ablehnen fest. Beides geht nur bei einem gesendeten Angebot. Wenn du das Angebot nicht über frego verschickt hast, nutze zuerst Als gesendet markieren. Ein gesendetes, angenommenes oder abgelehntes Angebot wird nicht wieder zum Entwurf. Wenn es sich ändern soll, klick auf Neue Version.

Projektstruktur

Aus einem angenommenen Angebot erstellst du mit der Schaltfläche Projektstruktur erstellen Abschnitte, Pakete und Aufgaben. Es entstehen alle normalen Positionen und die optionalen, die der Kunde angenommen hat. Einen Abschnitt, den es im Projekt unter demselben Namen schon gibt, verwendet frego weiter und legt ihn nicht ein zweites Mal an. Das kann ein Admin des Projekts, der das Angebot sieht, nur aus der neuesten Version und nur einmal. Danach siehst du beim Angebot Struktur erstellt, und das Angebot lässt sich nicht mehr ändern.

Wenn das Projekt schon Aufgaben hat, bietet der Assistent Nur kalkulieren, was im Projekt noch fehlt an. Lass das eingeschaltet, und die KI schlägt nicht vor, was es schon gibt.

Versionen eines Angebots

Wenn der Kunde Änderungen will, überschreibst du das gesendete Angebot nicht. Du bereitest eine neue Version vor, und die ursprüngliche bleibt genau so, wie der Kunde sie bekommen hat.

Neue Version – klick im Angebot auf Neue Version. Es entsteht ein Entwurf als Kopie, samt Preisen, Rabatt, PDF-Einstellungen und Notizen. Du bearbeitest ihn von Hand und sendest ihn.
Mit KI überarbeiten – du schreibst, was sich ändern soll, und die KI bereitet die neue Version vor. Mehr dazu unten.

Eine neue Version erstellt der Autor des Angebots oder wer es zum Bearbeiten geteilt bekommen hat und darin die Preise sieht, aus jeder fertigen Version, und sie ist immer die neueste. Wem die neue Version gehört:

Erstellt sie der Autor oder ein Admin des Projekts, der das Angebot sieht, ist er ihr Autor. Ist das nicht der Autor der vorherigen Version, wählt er Lieferant und Kunde darin selbst aus, bis dahin bleiben die Angaben aus der vorherigen Version stehen. Der Autor der vorherigen Version bekommt sie zum Bearbeiten geteilt, und dieses Recht kann ihm niemand anderes herabsetzen oder nehmen, aufgeben kann es nur er selbst.
Erstellt sie ein Mitarbeiter, der beim Angebot namentlich zum Bearbeiten eingetragen ist, bleibt der Autor der vorherigen Version der Autor. Der Mitarbeiter bearbeitet den Entwurf, kann ihn aber nicht teilen, senden, annehmen oder löschen.

Was nicht in die neue Version übernommen wird: der Sendeverlauf und die gesendeten PDFs. Sie bleiben bei der Version, zu der sie gehören. Das Gültigkeitsdatum wird nur übernommen, wenn es noch nicht abgelaufen ist.

Eine neue Version übernimmt das Teilen mit dem Team: die Einstellung für das ganze Projekt und die einzelnen Personen. Kunden übernimmt sie nie. Der Kunde sieht die neue Version erst, wenn du ihn unter Teilen oder beim Senden hinzufügst. Eine private bleibt privat.

In der Liste hat jedes Angebot eine Zeile mit der neuesten Version und dem Kennzeichen v2, v3… Unter Ältere Versionen findest du die vorherigen, jeweils mit Status, Datum, Preis und PDF. Im geöffneten Angebot wechselst du im Kopfbereich zwischen den Versionen.

Senden, annehmen, ablehnen und daraus die Projektstruktur erstellen kannst du nur bei der neuesten Version. Wenn du zu einer älteren zurückwillst, erstelle daraus eine neue Version. Sie ist dann die neueste.
Wenn du die neue Version sendest, bekommt die zuvor gesendete den Status Ersetzt. Sie bleibt zum Lesen, und ihr PDF kannst du weiterhin herunterladen.
Wenn du die neuere gesendete Version löschst, wechselt die vorherige von Ersetzt zurück zu Gesendet, und du kannst sie wieder senden, annehmen oder ablehnen.
Hat der Kunde schon eine der älteren Versionen bekommen, schreibt frego im Standardtext der E-Mail von selbst, dass das neue Angebot das vorherige ersetzt.
Die Projektstruktur entsteht nur aus einer Version eines Angebots. Die Version, aus der sie entstanden ist, kannst du nicht löschen, solange ihre Abschnitte, Pakete und Aufgaben im Projekt existieren, und bis dahin erstellst du die Struktur auch aus keiner weiteren Version.
Ein Angebot kann höchstens 50 Versionen haben. Versionen, die du nicht mehr brauchst, kannst du löschen. Gelöscht wird immer nur diese eine. Eine angenommene Version löscht nur ein Admin des Projekts. Im geöffneten Angebot löschst du eine Version über ⋯ und Löschen.

Ab Version v2 siehst du den Bereich Änderungen gegenüber v1 (mit der Nummer der vorherigen Version): was dazugekommen ist, was weggefallen ist, wo sich Name, Beschreibung, Stunden, die Markierung als optional oder der Festpreis geändert haben, was verschoben wurde und wie sich Stunden und Preis insgesamt geändert haben. Hinzugefügte und geänderte Zeilen sind im Angebot markiert. Ein Mitarbeiter sieht die Änderungen ohne Preise, der Kunde nur das, was er auch im PDF sieht.

Der Kunde sieht nur Versionen, bei denen er hinzugefügt ist und die schon rausgegangen sind. Wenn du ihn bei der neuesten Version nicht hinzufügst, sieht er die letzte, die mit ihm geteilt ist, und erfährt aus frego nichts von einer neueren. Im Team ist es genauso: Wer eine neuere Version nicht sieht, erfährt nichts von ihr.

Überarbeiten mit KI

Klick auf Mit KI überarbeiten und schreib in das Feld Was sich ändern soll deine Anmerkung in eigenen Worten, zum Beispiel „Dem Kunden ist es zu teuer, lass den Blog weg und füg eine zweite Sprachversion hinzu“. Die KI ändert nur, was du schreibst, und lässt den Rest, wie er ist. Das Ergebnis ist eine neue Version im Status Entwurf. Die ursprüngliche bleibt unverändert.

Die Überarbeitung startet der Autor des Angebots oder wer es zum Bearbeiten geteilt bekommen hat und darin die Preise sieht, und nur aus der neuesten Version. Sie kostet 10 KI-Credits, genauso wie ein neues Angebot, und sie verbraucht, wer sie startet.

Was die KI bekommt:

die Abschnitte, Pakete und Aufgaben der vorherigen Version mit Namen, Beschreibungen und Stunden, die Zusammenfassung, die Annahmen und die offenen Fragen,
deine Anmerkung,
die Anweisung, mit der das Angebot entstanden ist, wenn du der Autor der Version bist, von der die Überarbeitung ausgeht,
die ursprünglichen Unterlagen, wenn du Auch die ursprünglichen Unterlagen verwenden eingeschaltet lässt. Sie bekommt nur die, die es noch gibt und die du sehen kannst. Das ist nützlich, wenn die Anmerkung etwas ergänzt, das in den Unterlagen steht.

Was die KI nicht bekommt: den Stundensatz, die Reserve, den Rabatt, Festpreise, die Notiz für den Kunden, die Interne Notiz, die Angebotsnummer und die Angaben zu Lieferant und Kunde.

Positionen, die im Angebot bleiben, behalten ihren Festpreis und die Markierung Optional. Ein Festpreis ist endgültig und bleibt bei der Position, auch wenn die KI ihre Stunden ändert. Prüf ihn deshalb in der neuen Version.
Neue Positionen werden nach Stunden und Satz bepreist.
Die KI kann eine Aufgabe als optional markieren. Die Markierung aufheben, ein ganzes Paket als optional markieren oder einen Preis ändern kann sie nicht, das machst du in der neuen Version selbst.
Wenn sie fertig ist, findest du im Bereich Änderungen gegenüber v1 auch die Zusammenfassung Was die KI gegenüber v1 geändert hat: was sie geändert hat und was sie aus deiner Anmerkung nicht umsetzen konnte. Die Zusammenfassung sehen der Autor der Version und wer die Überarbeitung gestartet hat. Bei einem Entwurf, den die KI gerade vorbereitet hat, ist dieser Teil gleich aufgeklappt.

Die Überarbeitung läuft im Hintergrund, und du siehst sie in der oberen Leiste genauso wie ein neues Angebot. Solange die neue Version vorbereitet wird, kannst du die vorherige nicht senden, annehmen oder ablehnen. Eine Version, die noch vorbereitet wird oder fehlgeschlagen ist, sehen nur ihr Autor und wer die Überarbeitung gestartet hat. Sonst sieht sie niemand, bis sie fertig ist.

Wenn die Überarbeitung fehlschlägt, bekommst du die Credits zurück und die vorherige Version bleibt unberührt. Du kannst sie weiterhin senden, annehmen und ablehnen. Bei der fehlgeschlagenen Version findest du Überarbeitung erneut versuchen: Es öffnet sich dasselbe Fenster mit deiner Anmerkung, und die fehlgeschlagene Version wird beim neuen Versuch gelöscht. Du kannst sie auch selbst löschen, auch wenn du die Überarbeitung am Angebot von jemand anderem gestartet hast.

Ein sehr umfangreiches Angebot lässt sich nicht mit KI überarbeiten. frego sagt dir das sofort und verbraucht keine Credits. Nutze dann Neue Version und bearbeite sie von Hand.

Wie das Projekt im Vergleich zum Angebot läuft

Wenn du aus einem Angebot die Projektstruktur erstellst, bekommt es den Tab Ist-Stand. Er zeigt, wie viele Stunden du angeboten hast und wie viele an den Aufgaben wirklich gearbeitet wurden: für das ganze Angebot, für jeden Abschnitt und für jedes Paket. Ein Paket klappst du bis zu den Aufgaben auf, und von jeder Zeile kommst du zum echten Abschnitt, zum echten Paket oder zur echten Aufgabe im Projekt.

Nicht begonnen – an der Position hat noch niemand Zeit erfasst.
Im Rahmen des Angebots – gearbeitet sind weniger als 80 % der angebotenen Stunden.
Nah am Limit – gearbeitet sind 80 % und mehr.
Über dem Angebot – es wurde mehr gearbeitet als angeboten. Dann ist es Zeit, dich beim Kunden zu melden.

Mit dem Filter Anzeigen lässt du nur stehen, was über dem Angebot oder nah am Limit ist.

Unter einem Paket oder einem Abschnitt findest du außerdem zwei Gruppen:

Später hinzugefügt – Aufgaben, die nicht im Angebot waren und die jemand im Paket oder im Abschnitt ergänzt hat. Ihre Zeit zählt zu diesem Paket, weil sie seine Stunden verbraucht.
Entfernt – Positionen des Angebots, deren Aufgabe nicht mehr im Projekt ist. Löschen lässt sich nur eine Aufgabe, an der niemand Zeit erfasst hat, gearbeitete Stunden können so also nicht verloren gehen.

Eine Aufgabe, die du in ein anderes Paket verschiebst, zählt weiter zu der Position, unter der sie angeboten wurde. Bei der Aufgabe siehst du, wo sie jetzt liegt. Am Ende steht die Zeile Arbeit außerhalb dieses Angebots: Zeit an Aufgaben, die nicht aus dem Angebot entstanden sind. In die Summen zählt sie nicht, aber dank ihr stimmen die Zahlen mit der Zeiterfassung im Projekt überein.

Was zählt:

Nur abgeschlossene Zeiteinträge. Ein laufender Timer kommt dazu, sobald du ihn stoppst.
Abgeschriebene Zeit zählt zu den Stunden (die Arbeit wurde gemacht), aber nicht zum Wert der Arbeit.
Optionale Positionen zählen nur, wenn der Kunde sie beim Annehmen genommen hat.
Die angebotenen Zahlen ändern sich nicht mehr: Das Angebot, aus dem die Struktur entstanden ist, ist gesperrt.

Wer das Angebot ganz und mit Preisen sieht (der Autor, namentlich hinzugefügte Personen und Admins des Projekts, die es sehen), sieht auch Geld: die Angebotssumme (ohne MwSt., nach Rabatt), den Wert der Arbeit und die Differenz. Der Wert der Arbeit ist abrechenbare Zeit × der beim Zeiteintrag gespeicherte Satz, also der Satz, den die Person im Projekt eingestellt hatte, als sie die Zeit erfasst hat. Abgeschriebene Zeit zählt nicht dazu. Ein Mitarbeiter, der das Angebot über das Teilen mit dem ganzen Projekt sieht, sieht nur Stunden. Der Kunde sieht diesen Tab gar nicht.

Im Bildschirmfreigabe-Modus (bis du die Beträge einblendest) ist der Vergleich ausgeblendet, weil er die tatsächlich gearbeitete Zeit zeigt. Die Zahlen werden aktualisiert, wenn du den Tab öffnest oder ins Fenster zurückkommst. Mit Aktualisieren lädst du sie sofort. In der Liste der Angebote siehst du bei einem Angebot, an dem schon gearbeitet wird, wie viel Prozent der angebotenen Stunden gearbeitet sind. Der Vergleich gehört zu der Version, aus der die Struktur entstanden ist, auch wenn das Angebot inzwischen eine neuere Version hat.

Angebot teilen

Ein neues Angebot siehst nur du. Auch der Eigentümer oder ein Admin des Projekts sieht es nicht, solange du es nicht mit ihm teilst. Wem du es zeigst, stellst du mit der Schaltfläche Teilen im Kopf des Angebots ein. Geteilt wird immer eine Version.

Alle im Projekt – die Admins und Mitarbeiter des Projekts sehen das Angebot. Du wählst, ob sie es nur lesen (Lesen) oder auch ändern können (Bearbeiten). Ein Kunde kommt so nie an ein Angebot.
Einzelne Personen – jedes Mitglied des Teams fügst du namentlich hinzu und gibst ihm Lesen oder Bearbeiten. Die Einstellung für eine einzelne Person hat Vorrang vor der Einstellung für das ganze Projekt.
Kunden – einen Kunden fügst du nur namentlich und nur zum Lesen hinzu. Er sieht das Angebot so wie im PDF, und erst, wenn du es sendest. Einen Entwurf sieht der Kunde nicht.

Wer was sieht:

Der Autor und namentlich hinzugefügte Personen sehen das Angebot ganz und mit Preisen.
Ein Admin des Projekts sieht über Alle im Projekt ebenfalls alles mit Preisen.
Ein Mitarbeiter sieht über Alle im Projekt die Struktur und die Stunden, ohne Preise. Auch sein PDF ist nur eine Stundenübersicht. Mit Bearbeiten ändert er die Struktur und die Stunden. Preise und was optional ist, ändert er nicht, und eine neue Version erstellt er nicht.
Der Kunde sieht nur, was im PDF steht: ohne Satz, Reserve und interne Notiz.

Wer was darf:

Bearbeiten heißt, den Entwurf zu ändern, und wer dabei die Preise sieht, kann auch eine neue Version erstellen oder Mit KI überarbeiten starten.
Das Teilen ändern, das Angebot senden und eine Annahme oder Ablehnung festhalten können der Autor und ein Admin des Projekts, der das Angebot sieht. Das gilt auch, wenn der Admin es nur lesen kann: Ein Angebot, das ein Mitarbeiter ihm zum Lesen geteilt hat, ändert er nicht, dem Kunden senden kann er es aber.
Niemand gibt mehr, als er selbst hat. Wer ein Angebot nur liest, kann niemandem Bearbeiten geben, auch sich selbst nicht. Ein Bearbeiten, das jemand schon hat, kann er herabsetzen oder entfernen. Vergeben wird es vom Autor und von dem, der es selbst hat.
Eine Version löschen kann ihr Autor oder ein Admin des Projekts, der sie sieht. Eine angenommene Version löscht nur ein Admin des Projekts.

Wenn ein Admin sich beim Speichern des Teilens den eigenen Zugriff nimmt, fragt frego vorher nach. Nach dem Speichern sieht er das Angebot nicht mehr, und zurückgeben kann es ihm nur der Autor.

In der Liste hat jedes Angebot ein Etikett, das sagt, mit wem es geteilt ist: Nur ich, Geteilt · 3, Ganzes Projekt, Kunde, gegebenenfalls mit + Kunde. Mit dem Filter Anzeigen behältst du nur Meine oder nur Mit mir geteilt. Wenn jemand anderes ein Angebot zum Lesen mit dir teilt, öffnet es sich ohne Bearbeitungsmöglichkeit, und oben siehst du, wer es mit dir teilt.

Wenn jemand das Projekt verlässt oder seine Rolle zu Kunde oder von Kunde wechselt, wird sein Teilen von Angeboten im Projekt aufgehoben.

Ein privates Angebot sieht niemand außer der Person, die es erstellt hat, auch nicht, nachdem ihr Konto gelöscht wurde. Entwürfe, die der Autor mit niemandem geteilt und nicht gesendet hat, werden mit dem Konto gelöscht. Geteilte Angebote bleiben bei denen, mit denen er sie geteilt hat, mit denselben Rechten, und als Autor steht dort Gelöschter Nutzer. Für niemanden sonst werden sie zugänglich, auch nicht für den Eigentümer des Projekts.

Eine Version, die die KI noch vorbereitet oder die fehlgeschlagen ist, sehen nur ihr Autor und wer sie gestartet hat.

Den Tab Ist-Stand sehen Admins und Mitarbeiter, die auch das Angebot selbst sehen. Geld sieht darin nur, wer das Angebot ganz und mit Preisen sieht. Der Kunde sieht ihn nicht.

Annahme durch den Kunden

Ein Kunde, den du bei einer gesendeten Version hinzugefügt hast, öffnet sie in frego und hat dort zwei Schaltflächen:

Ich stimme zu – er markiert die optionalen Positionen, die er will, sieht sofort den Preis mit ihnen und kann einen Kommentar dazuschreiben.
Ich stimme nicht zu – er kann schreiben, was ihm am Angebot nicht passt.

Das Angebot wird damit genauso angenommen oder abgelehnt, als hättest du es festgehalten, und gesperrt. Die Entscheidung ist für diese Version endgültig. Wenn der Kunde es sich anders überlegt, bereite eine neue Version vor.

Entscheiden kann nur ein Kunde, der bei dieser Version hinzugefügt ist, nur bei einem gesendeten Angebot und nur bei der neuesten Version. Solange du eine neuere Version vorbereitest, sieht er die Schaltflächen nicht.
Eine neue Version musst du mit dem Kunden erneut teilen. Von selbst wird sie ihm nicht zugänglich.
Von der Entscheidung des Kunden erfahren der Autor des Angebots und die Admins des Projekts, die es sehen: durch eine Benachrichtigung in frego und per E-Mail. Die E-Mails schaltest du unter Einstellungen → Benachrichtigungen in der Gruppe Angebote ab.
Eine Absprache außerhalb von frego hältst du weiterhin selbst über Annehmen und Ablehnen fest.

Entscheidungsvermerk

Bei einem angenommenen und bei einem abgelehnten Angebot findest du den Entscheidungsvermerk: wer entschieden hat, wann, ob es der Kunde in frego war oder du es von Hand festgehalten hast, und den Kommentar des Kunden. Hat der Kunde einen Kommentar geschrieben, ist der Vermerk gleich aufgeklappt.

Bei einer Annahme oder Ablehnung von Hand schreibst du eine Notiz dazu (zum Beispiel „per E-Mail angenommen am 12.10.“) und hängst Anhänge an: die gespeicherte E-Mail oder einen Screenshot. Höchstens 5 Dateien, jede bis 20 MB: PDF, Bilder (PNG, JPG, WebP, GIF), Word (.docx), Excel (.xlsx), Text (.txt, .md), CSV und E-Mails (.eml, .msg).
Wenn ein Anhang nicht hochgeladen werden kann, bleibt die Entscheidung festgehalten. frego listet auf, welche Dateien es waren, und über Hochladen erneut versuchen schickst du sie noch einmal.
Die Notiz und die Anhänge kannst du auch später ergänzen oder ändern, etwa wenn du die E-Mail wiederfindest. Jede Änderung wird im Verlauf festgehalten.
Die Notiz und die Anhänge sehen der Autor, namentlich hinzugefügte Personen und Admins des Projekts, die das Angebot sehen. Der Kunde sieht nur, wer wann entschieden hat, und seinen eigenen Kommentar. Den Kommentar des Kunden kann niemand ändern.
Die Anhänge sind privat. Der Link zum Herunterladen gilt nur ein paar Minuten.

Die Entscheidung siehst du auch im Sendeverlauf zwischen den Sendungen.

FREE oder PRO

Unterlagen und Angebote gehören zum PRO der Person, die das Projekt angelegt hat. Wenn PRO endet, bleibt alles erhalten und du kannst es dir ansehen, aber nicht mehr ändern. Mehr dazu im Artikel Wenn PRO endet. Über KI-Credits schreiben wir im Artikel KI-Credits.