Calls

Während eines Calls mit einem Kunden musst du nichts mitschreiben. Nimm ihn auf, lass ihn transkribieren, und die KI sagt dir, worum es ging, was ihr vereinbart habt und was zu tun ist. Alles nach Projekten sortiert.

Aufnehmen

Einen neuen Call startest du unter Calls mit Neuer Call, mit der Taste R überall in der App, in einem Projekt unter Unterlagen & Angebote mit Call aufnehmen oder im Detail eines Termins. Du wählst, woher der Ton kommt:

Mikrofon - ein Gespräch am Schreibtisch oder ein Telefon auf Lautsprecher.
Call im Browser - Google Meet, Zoom oder Teams in einem Browser-Tab. Aufgenommen werden der Ton des Tabs und dein Mikrofon.
Datei hochladen - eine fertige Ton- oder Videoaufnahme (mp3, m4a, mp4, mov, wav, webm, mkv oder ogg, höchstens 2 GB).

Call im Browser funktioniert nur in Chrome oder Edge auf dem Computer. Wenn du den Tab mit dem Call auswählst, schalte darunter die Audiofreigabe des Tabs ein (im englischen Chrome „Also share tab audio“), sonst wird nur dein Mikrofon aufgenommen. Nutze Kopfhörer, sonst nimmt das Mikrofon die Gegenseite ein zweites Mal auf.

Während du aufnimmst, leuchtet in der Kopfzeile ein roter Punkt mit der Zeit. Dort pausierst oder beendest du die Aufnahme, und in der Zwischenzeit kannst du in der App weiterarbeiten. Die Aufnahme läuft auch weiter, wenn du zu einem anderen Tab wechselst, zum Beispiel zu dem mit dem Call. Sie wird laufend in Teilen gesendet. Bricht die Verbindung ab oder wird der Browser geschlossen, bleiben die nicht gesendeten Teile im Browser gespeichert, und nach dem Neuladen der Seite oder bei der nächsten Anmeldung bieten wir dir an, sie abzuschließen.

Ein Call darf höchstens 4 Stunden dauern, und der Ton vom Mikrofon oder aus dem Browser darf höchstens 500 MB groß sein. Mit FREE kannst du 1 nicht abgeschlossene Aufnahme gleichzeitig haben, mit PRO höchstens 3. Eine weitere startest du, sobald du eine davon abschließt.

Während der Aufnahme siehst du in der Kopfzeile, ob Ton vom Mikrofon und vom Tab kommt. Kommt vom Mikrofon länger als 1 Minute oder vom Tab länger als 2 Minuten kein Ton, oder gibt es in der Aufnahme lautes Rauschen oder verzerrten Ton, warnen wir dich: Im Titel des Frego-Tabs erscheint ein ⚠ und, wenn Browser-Benachrichtigungen erlaubt sind, bekommst du auch dann eine Systembenachrichtigung, wenn ein anderer Tab geöffnet ist. Die Erlaubnis holst du mit dem Button Benachrichtigungen erlauben im Dialog für einen neuen Call. Diese Stellen siehst du später auch neben dem Transkript.

Tipp
Sag der anderen Seite, dass du den Call aufnimmst.

Video

Bei Call im Browser kannst du im Fenster für einen neuen Call Auch Bild aufnehmen einschalten. Neben dem Ton wird dann auch das Bild von dem aufgenommen, was du teilst - der Tab, ein Fenster oder der ganze Bildschirm, ohne Kamera. Das Video hat höchstens 720p (1280 × 720 Pixel) und 15 Bilder pro Sekunde, eine Stunde belegt etwa 350 MB. Deine Wahl merken wir uns für den nächsten Call. Wenn dir weniger als etwa 350 MB Speicherplatz bleiben, weisen wir dich darauf hin, aufnehmen kannst du trotzdem.

Wenn der geteilte Tab keinen Ton sendet und du Nur Mikrofon aufnehmen wählst, wird das Bild trotzdem aufgenommen, nur der Ton kommt dann allein von deinem Mikrofon.

Das Video eines Calls darf höchstens 4 GB groß sein. Ist das erreicht, stoppt nur das Bild und der Ton wird weiter aufgenommen. Mit FREE stoppt das Bild auch, wenn dein Speicherplatz während der Aufnahme voll wird. Du siehst die Meldung „Dein Speicher ist voll, ab jetzt wird nur der Ton aufgenommen.“ und ab dieser Stelle wird der Call nur mit Ton aufgenommen.

Nach dem Call wird das Video verarbeitet, bei einem langen Call kann das dauern. In der Zwischenzeit zeigt das Detail des Calls Das Video wird verarbeitet… und du kannst den Ton schon abspielen. Sobald das Video fertig ist, sagen wir dir Bescheid. Das Detail des Calls spielt dann das Video ab, und ein Klick auf eine Zeit im Transkript springt an diese Stelle im Video. Kann das Video nicht verarbeitet werden, bleiben Ton, Transkript und Analyse erhalten und funktionieren weiter. Kann dein Browser das Video nicht abspielen, hörst du stattdessen den Ton. Das Umwandeln eines langen Videos (zum Beispiel eines iPhone-Videos in HEVC oder einer langen Aufnahme, die umgewandelt werden muss) schafft das Zeitlimit eventuell nicht. Das Video wird dann nicht verarbeitet, Ton und Transkript bleiben erhalten.

Wenn du eine Videodatei hochlädst (mp4, mov, mkv oder webm, höchstens 2 GB), bleiben das Bild und ihr ursprünglicher Ton erhalten. Transkript und Analyse arbeiten immer mit dem Ton.

Kunde, Projekte und Termin

Du kannst einen Call mit einem Kunden, mit beliebig vielen Projekten und mit einem Termin im Kalender verknüpfen. Nichts davon ist Pflicht, und die Verknüpfungen änderst du auch später im Detail des Calls. Wenn du einen Kunden wählst, werden dir zuerst seine Projekte angeboten.

Transkript

Klicke nach dem Call auf Transkribieren. Das Transkript kostet 1 KI-Credit für jede angefangenen 10 Minuten, den Preis siehst du direkt auf dem Button. Der Text ist in Abschnitte von 5 Minuten gegliedert, und bei jedem steht eine Zeit; ein Klick darauf spielt die Aufnahme ab dem Anfang des Abschnitts ab. Du kannst das Transkript auch von Hand korrigieren oder durch dein eigenes ersetzen, zum Beispiel durch eines aus einem anderen Tool.

Wähle vor dem Transkribieren die Sprache des Gesprächs. Voreingestellt ist Automatisch: Die KI erkennt die Sprache selbst. Als Nächstes steht in der Liste die Sprache der App, danach die übrigen (Slowakisch, Tschechisch, Englisch, Deutsch, Spanisch, Französisch, Russisch, Ungarisch, Polnisch und Ukrainisch). Wenn der Call mit Rauschen begann oder mehrere Sprachen gesprochen wurden, kann die automatische Erkennung danebenliegen. Wähle dann die Sprache des Calls, und das Transkript wird genauer.

Wenn das Transkript unvollständig aussieht (ein Abschnitt hat wenig Text, derselbe Satz wiederholt sich oder er ist in einer anderen Sprache), siehst du über dem Transkript eine Warnung mit den betroffenen Abschnitten. Du kannst Neu transkribieren mit einer anderen Sprache oder Transkript bearbeiten und dein eigenes einfügen. Die Analyse kannst du trotzdem starten, wir fragen dich nur noch einmal nach.

Analyse

Klicke auf Analysieren (5 KI-Credits). Du kannst eine Notiz hinzufügen, worauf die KI achten soll. Du bekommst:

Worum es im Call ging - eine Zusammenfassung, wer gesprochen hat und die gemeinsamen Vereinbarungen, Fragen und wichtigen Angaben,
eine Karte für jedes Projekt mit Zusammenfassung, Vereinbarungen, offenen Fragen und vorgeschlagenen Aufgaben,
eine Karte Nicht zugeordnet mit Aufgaben, bei denen sich die KI beim Projekt nicht sicher war.

Erkennt die KI ein weiteres deiner Projekte, über das im Call gesprochen wurde, bietet sie dir an, es mit Projekt verknüpfen zu verknüpfen. Vorgeschlagene Aufgaben kannst du in ein anderes Projekt verschieben oder aussortieren. Die Analyse kannst du erneut starten, zum Beispiel mit einer anderen Notiz. Ist das Transkript für die Analyse zu lang, startet die Analyse nicht und es werden keine Credits abgezogen. Mehr zu Credits im Artikel KI-Credits.

Aufgaben aus dem Call

Aufgaben erstellst du nur aus einem analysierten Call. Klicke auf der Karte eines Projekts auf Aufgaben erstellen, wähle eine Spalte, und das bekannte Fenster für den Aufgabenimport öffnet sich. Dort passt du die Aufgaben noch an und bestätigst sie. Die aus dem Call erstellten Aufgaben siehst du danach unter der Karte des Projekts.

Ergänzungen zu bestehenden Aufgaben

Wenn im Call über eine Aufgabe gesprochen wurde, die es im Projekt schon gibt, schlägt die KI keine neue Aufgabe vor, sondern eine Ergänzung zur bestehenden. Du findest sie in der Projektkarte im Abschnitt „Ergänzungen zu bestehenden Aufgaben“. Du kannst den Text bearbeiten, die Aufgabe ändern oder aus der Ergänzung eine neue Aufgabe machen. Auch bei einer vorgeschlagenen neuen Aufgabe kannst du „Zu bestehender Aufgabe hinzufügen“ wählen und die Aufgabe nach Name oder Spalte aussuchen.

Die Schaltfläche Kommentare hinzufügen schreibt die Ergänzungen als deine Kommentare zu den Aufgaben. Ist der Call mit dem Projekt geteilt, enthält der Kommentar einen Link zum Call, sonst nur seinen Namen. Das Zitat aus dem Transkript kommt nicht in den Kommentar. Wenn du dich vertan hast, klick bei einer geschriebenen Ergänzung auf Rückgängig machen: Der Kommentar wird aus der Aufgabe entfernt und du kannst die Ergänzung bearbeiten und erneut schreiben.

Wer was sieht

Das Transkript und Worum es im Call ging siehst nur du. Für jedes verknüpfte Projekt stellst du unter Was jedes Projekt sieht getrennt Analyse und Aufnahme teilen ein.

Analyse legt fest, wer im Projekt den Teil der Analyse für dieses Projekt sieht: Privat (nur du), Team oder Team und Kunde. Sie finden ihn im Projekt unter Unterlagen & Angebote, aber erst, wenn der Call analysiert ist. Den Teil eines anderen Projekts sieht niemand aus dem Team. Wer das Projekt für sich archiviert hat, sieht die geteilten Teile von Calls darin nicht.

Aufnahme teilen legt fest, wer die Aufnahme selbst abspielen kann: Privat (nur du), Team (Admins und Mitarbeiter des Projekts) oder Team + Kunde (alle Projektmitglieder, auch Kunden). Ein neu verknüpftes Projekt startet mit Privat. Die Mitglieder, mit denen du die Aufnahme teilst, finden sie in der Cloud des Projekts im Ordner Call-Aufnahmen. Sie können sie abspielen und herunterladen, aber nicht löschen, und sie sehen darüber weder das Transkript noch die Analyse. Ist das Video fertig, wird das Video geteilt, sonst der Ton.

Calls, die jemand anderes mit dir teilt, findest du in der Call-Liste auf dem Tab Mit mir geteilt. Auch ein Link zu einem Call, den dir jemand schickt, funktioniert. Du siehst darin nur, was mit dir geteilt ist: die Aufnahme und die Teile der Analyse für deine Projekte, nie das Transkript oder andere Projekte.

Wenn du das Projekt vom Call trennst oder Privat einstellst, können sie die Aufnahme nicht erneut öffnen. Hatten sie sie gerade offen, kann sie noch höchstens 60 Minuten weiterlaufen oder heruntergeladen werden. Wenn du ein Projekt verlässt, wird der Call davon getrennt.

Die Aufnahme und dein Speicherplatz

Die Aufnahme (Ton und Video) bleibt gespeichert, bis du sie löschst, und zählt zu deinem Speicherplatz, auch wenn du sie mit einem Projekt teilst. Wie viel Ton und Video zusammen belegen, siehst du in der Liste der Calls und im Detail des Calls. Alle deine Aufnahmen findest du auch in der Cloud im Ordner Call-Aufnahmen.

Wenn der Call gerade nicht aufgenommen oder verarbeitet wird, hast du im Detail des Calls oder im Ordner Call-Aufnahmen zwei Möglichkeiten:

Video löschen - löscht nur das Bild. Ton, Transkript und Analyse bleiben, und du kannst den Call erneut transkribieren.
Aufnahme löschen - löscht Ton und Video. Transkript, Analyse und Aufgaben bleiben, du kannst die Aufnahme nur nicht mehr abspielen, sie verschwindet aus der Cloud des Projekts und du kannst den Call nicht noch einmal transkribieren.

Wenn du den ganzen Call löschst, wird auch die Aufnahme gelöscht.

Ist dein Speicherplatz voll, kannst du keinen neuen Call starten und keine Datei hochladen. Eine Aufnahme, die schon läuft, wird fertig aufgenommen und gespeichert, mit FREE ab dieser Stelle nur mit Ton. Mehr im Artikel Cloud und Dateien.

FREE oder PRO

Mit FREE kannst du Calls auch mit Bild aufnehmen, Dateien hochladen, Calls mit einem Kunden, Projekten und einem Termin verknüpfen, Aufnahmen mit einem Projekt teilen und sie in den Ordnern Call-Aufnahmen abspielen, herunterladen und löschen. FREE hat 1 GB Speicherplatz, das sind ungefähr 3 Stunden Video. Die Unterschiede zu PRO:

Mit FREE kannst du 1 nicht abgeschlossene Aufnahme gleichzeitig haben, mit PRO 3.
Mit FREE stoppt das Bild, wenn dein Speicherplatz während einer Aufnahme voll wird, der Ton wird bis zum Ende aufgenommen.
Transkript, Analyse und Aufgaben aus einem Call gibt es nur mit PRO, und sie verbrauchen KI-Credits: ein Transkript kostet 1 Credit für jede angefangenen 10 Minuten, eine Analyse 5 Credits. Mehr im Artikel KI-Credits.

Wenn PRO endet, siehst du deine Calls, Transkripte und Analysen weiterhin und kannst neue Calls aufnehmen, aber kein neues Transkript und keine neue Analyse starten und keine Aufgaben über Aufgaben erstellen anlegen. Mehr im Artikel Wenn PRO endet.