Festpreis und Pauschale

Nicht jeder Auftrag wird nach Stunden bezahlt. Wenn du mit deinem Kunden einen Festpreis oder eine Monatspauschale vereinbarst, stell das an der Sektion oder am Paket ein. frego weiß dann, dass diese Stunden nicht stundenweise abgerechnet werden, und zeigt dir, ob sich der Auftrag lohnt. Vereinbarungen gehören zu PRO.

Festpreis oder Pauschale

Festpreis ist ein Betrag für die ganze Sektion oder das ganze Paket, zum Beispiel 4.000 € für eine neue Website. Du kannst ihn auf einmal oder in Teilen abrechnen, zum Beispiel 50 % als Anzahlung.
Pauschale ist ein Betrag pro Monat, zum Beispiel 500 € im Monat für die Betreuung einer Website. Jeden Monat rechnest du einzeln ab.

So richtest du eine Vereinbarung ein

Öffne im Projekt das Menü der Sektion oder des Pakets und wähle Meine Preisvereinbarung.
Wähle Festpreis oder Pauschale und gib Betrag und Währung ein. Der Betrag ist netto, die MwSt. kommt erst auf der Rechnung dazu.
Referenzsatz ist dein üblicher Stundensatz. Er wird aus dem Projekt vorausgefüllt, und frego rechnet damit Plus und Minus.
Bei einer Pauschale wählst du den Startmonat. Das Ende kannst du leer lassen.

Vereinbarungen lassen sich nicht verschachteln: Hast du eine an einer Sektion, kannst du keine an einem Paket darin haben, und umgekehrt.

Hast du ein freigegebenes und übernommenes Angebot, findest du dort die Schaltfläche Festpreis-Vereinbarung erstellen. Standardmäßig deckt sie das ganze Angebot ab: alle seine Sektionen, Pakete und Aufgaben, auch die, die du später hinzufügst. So siehst du Plus oder Minus für den ganzen Auftrag auf einmal. Sie deckt auch deine bisher nicht abgerechnete Arbeit in diesen Sektionen und Paketen ab, auch die aus der Zeit vor der Vereinbarung. Auf ein ganzes Angebot gibt es nur einen Festpreis, und er darf sich nicht mit einer Vereinbarung auf einer seiner Sektionen oder Pakete überschneiden. Statt des ganzen Angebots kannst du auch eine seiner Sektionen oder eines seiner Pakete wählen. Betrag und Satz werden aus dem Angebot übernommen.

Wer die Vereinbarung sieht

Nur du. Dein Team und dein Kunde sehen weder Betrag noch Satz, noch dass es eine Vereinbarung gibt. Nur deine eigenen Stunden zählen dazu. Ein Teammitglied in derselben Sektion rechnet auf seine Weise ab.

Welche Stunden eine Vereinbarung abdeckt

Alle deine noch nicht abgerechneten Stunden in der Sektion oder im Paket, auch die vor dem Anlegen der Vereinbarung.
Stunden, die du schon stundenweise abgerechnet hast, bleiben so. Die Statistik zeigt sie getrennt.
Bei einer Pauschale werden Stunden nach dem letzten Monat wieder stundenweise abgerechnet.

Abgedeckte Stunden werden bei der Rechnung aus Stunden nicht angeboten und zählen nicht zu deinem Stundenverdienst. Die abrechenbare Zeit spielt bei ihnen keine Rolle. In der Standardliste der nicht abgerechneten Stunden und im PDF-Stundenbericht siehst du sie nicht; mit dem Filter Unter Vereinbarung zeigst du sie an.

Change Request

Wenn dein Kunde etwas außerhalb der Vereinbarung möchte, öffne die Aufgabe und schalte Change Request ein. Stunden an dieser Aufgabe werden stundenweise abgerechnet, auch in einer Sektion mit Vereinbarung. Den Schalter siehst du nur, wenn du an dieser Sektion oder diesem Paket eine Vereinbarung hast. Verschiebst du die Aufgabe in ein anderes Projekt, wird die Markierung entfernt.

Rechnung

Beim Erstellen einer Rechnung für den Kunden findest du den Bereich Vereinbarungen:

beim Festpreis ist der Restbetrag vorausgefüllt; du kannst ihn ändern oder in Prozent angeben,
bei der Pauschale hakst du die Monate an, die noch nicht abgerechnet sind.

Dein Kunde sieht auf der Rechnung nur die Position und den Betrag, nichts über Stunden. Löschst du die Rechnung, ist der Betrag oder Monat wieder frei. Duplizierst du eine Rechnung, ist die Kopie nicht mit der Vereinbarung verknüpft: die kopierte Position ist eine normale Position.

Statistik

In der Projektstatistik findest du Meine Vereinbarungen:

Festpreis: wie viel du gearbeitet hast, wie viel du schon abgerechnet hast, deinen effektiven Stundensatz und das Plus oder Minus gegenüber dem Referenzsatz.
Pauschale: wie viele Stunden du diesen Monat gearbeitet hast, wie viele noch übrig sind und wie viele Tage der Monat noch hat. Ein Diagramm zeigt die letzten 6 Monate. Überschreitest du das Budget 3 Monate hintereinander, schlägt dir frego vor, den Kunden um eine Erhöhung zu bitten.

In den Finanzen zählt eine Pauschale als verdient in dem Monat, für den sie gilt, auch wenn du sie noch nicht abgerechnet hast. Ein Festpreis zählt, sobald du ihn abrechnest, zum Rechnungsdatum.

Beispiel: ein Auftrag und danach Betreuung

Du kalkulierst eine Website für 10.000 € und vereinbarst sie als Festpreis auf das ganze Angebot. Nach der Übergabe trägst du das Übergabedatum ein. Die Betreuung machst du dann in einer eigenen Sektion, zum Beispiel Betreuung: eine Wartungspauschale auf ein Paket, kleinere Änderungen zum Festpreis auf weitere Pakete, und die übrigen Aufgaben in der Sektion werden stundenweise abgerechnet.

Ändern und beenden

Wenn du den Auftrag übergibst, trage beim Festpreis das Datum Übergeben am ein. Arbeit ab dem nächsten Tag zählt nicht mehr zum Festpreis und wird stundenweise abgerechnet. Eine kostenlose Garantiereparatur schreibst du einfach ab. Das Datum kann auch in der Zukunft liegen (spätestens 2037), du kannst es ändern, und wenn du es entfernst, ist die Vereinbarung wieder offen.
Den Festpreis kannst du jederzeit überschreiben.
Eine Änderung der Pauschale gilt ab dem Monat, den du wählst. Vergangene Monate werden nicht neu berechnet.
Eine Vereinbarung kannst du löschen, solange keine Rechnung darauf verweist. Danach kannst du eine Pauschale nur noch beenden.
Eine Vereinbarung löschen kannst du auch ohne PRO; zum Erstellen oder Bearbeiten brauchst du PRO.
Das Löschen einer Sektion oder eines Pakets wird nie blockiert. Eine Vereinbarung ohne Rechnung wird mit gelöscht; eine abgerechnete wird abgekoppelt und bleibt in deinen Vereinbarungen. Die Stunden, die sie in diesem Moment abgedeckt hat, bleiben bei ihr und werden nie stundenweise angeboten. Eine Pauschale ohne Ende endet mit dem aktuellen Monat.