Materiales y presupuestos

En el menú del proyecto encuentras Materiales y presupuestos. La página tiene dos pestañas: Materiales es lo que has recibido del cliente y Presupuestos es lo que sale de ahí.

El proceso es siempre el mismo:

Subes los materiales.
La IA prepara un presupuesto a partir de ellos.
Ajustas el presupuesto, le pones precio y se lo envías al cliente. El cliente lo aprueba directamente en frego, o registras tú su conformidad. Del presupuesto aprobado sale después, con un clic, la estructura del proyecto.

Materiales

Documentos – textos como el encargo, actas de reuniones o acuerdos con el cliente.
Archivos – PDF, imágenes, Word, Excel y otros adjuntos. Los verás también en la nube del proyecto, en la carpeta Especificaciones.
Enlaces – enlaces al diseño, a la web de pruebas, al repositorio y similares. A cada uno puedes añadirle una Nota para la IA, por ejemplo en qué debe fijarse en la página. Un proyecto puede tener como máximo 200 enlaces.
Mapas mentales – para cuando necesitas dibujar el proyecto.

Los materiales los añaden los administradores y colaboradores del proyecto. El cliente no los añade aquí; los archivos te los envía por la nube del proyecto.

Un documento se abre en su propia ventana sobre la página, y puedes tener varias abiertas una junto a otra. Mueves una ventana arrastrándola por su barra superior, cambias su tamaño por un borde o una esquina y la cierras con Cerrar o con la X. Si tiene cambios sin guardar, frego te pregunta antes de cerrarla. Las ventanas siguen abiertas también en la pestaña Presupuestos, así que puedes leer el encargo mientras editas un presupuesto. En el móvil y en una pantalla estrecha el documento se abre en la propia página, siempre uno solo.

Los archivos de los materiales son privados. El enlace a un archivo es temporal y dura más o menos una hora, así que si lo copias en otro sitio, deja de funcionar. Recarga la página y tendrás uno nuevo.

Quién ve un material

En cada material eliges, en Quién lo ve, uno de tres niveles:

Privado – solo lo ves tú; ni siquiera el administrador del proyecto lo ve.
Equipo – lo ven los administradores y colaboradores del proyecto. Es el nivel predeterminado de un material nuevo.
Equipo y cliente – lo ven los administradores, colaboradores y clientes del proyecto.

El nivel lo cambia quien añadió el material o un administrador del proyecto. El cliente solo ve los materiales con el nivel Equipo y cliente y no puede editarlos. En la nube funciona igual: en la carpeta Especificaciones cada uno ve solo los archivos que ve en los materiales. En la lista de materiales solo lleva marca el material que no está en el nivel Equipo.

Si sales de un proyecto o te quitan de él, tus materiales privados y los presupuestos que no has compartido con nadie siguen guardados, pero nadie los ve, ni siquiera un administrador. Si te vuelven a añadir al proyecto, los tienes otra vez. Los presupuestos no se comparten por niveles, sino con personas concretas. Más información en la parte Compartir el presupuesto, más abajo.

Nuevo presupuesto

En la pestaña Materiales haz clic en Crear presupuesto a partir de los materiales, o en la pestaña Presupuestos en Nuevo presupuesto. El asistente es una sola pantalla:

¿Cómo debe presupuestar la IA? – eliges una de las instrucciones del proyecto o Sin instrucción – la IA usa reglas generales. Con Gestionar instrucciones escribes una instrucción, la editas o la creas desde una plantilla, y después la eliges aquí.
¿En qué debe basarse la IA? – marcas los materiales. Todo lo que la IA sabe leer viene ya seleccionado.
Nota solo para este presupuesto – puedes añadir una nota puntual, por ejemplo «el cliente tiene un presupuesto de hasta 5 000 €, primero el MVP». Después haces clic en Generar presupuesto. Junto al botón ves cuántos créditos cuesta y cuántos te quedan. El presupuesto recibe el nombre del proyecto y lo renombras cuando lo abres.

El presupuesto se genera en segundo plano, así que mientras tanto puedes hacer otra cosa. Mientras se genera, ves Generando el presupuesto… en la barra superior, estés donde estés en frego. Cuando esté listo, la barra superior te lo dice y con un clic te lleva directamente a él. Si la generación tarda demasiado, la barra te lo dice y puedes ocultarla desde ahí. Si no ha terminado ni al cabo de media hora, verás El presupuesto no se ha completado y con un clic irás a los presupuestos del proyecto. También lo encontrarás en la pestaña Presupuestos. En el proyecto no se crea nada hasta que tú mismo crees la estructura a partir de un presupuesto aprobado.

Pueden crear un presupuesto los administradores y colaboradores del proyecto. Generarlo cuesta 10 créditos de IA y los gasta quien lo lanza. Si el presupuesto no sale bien, recuperas los créditos y junto al presupuesto encuentras Intentar de nuevo. El asistente se abre con los materiales del intento original; revisa la selección antes de enviarlo. Un presupuesto que todavía se está generando no se puede eliminar. Lo eliminas cuando termine o falle. Antes de eliminarlo, frego te pregunta si de verdad quieres hacerlo.

Qué lee la IA de los materiales

Documentos – el texto completo.
PDF e imágenes (PNG, JPG, WebP, GIF) – directamente, incluidas las imágenes de las páginas del PDF.
Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV y archivos de texto (.txt, .md) – su texto.
Mapas mentales – como esquema.
Enlaces – el título, la dirección y tu nota, siempre. El texto de la página, solo si se pudo cargar.

Otros tipos de archivo, por ejemplo ZIP, vídeo o los antiguos .doc y .xls, la IA no los lee. En el asistente los verás, pero no se pueden seleccionar. Un PDF protegido con contraseña tampoco lo lee, y en el presupuesto lo verás como no utilizado. Un documento vacío o un mapa vacío no se utilizan.

En los enlaces, frego muestra qué se ha podido cargar:

contenido cargado – la IA recibe el texto de la página,
contenido cargado, recortado – la página era demasiado larga y la IA recibe su principio,
no se pudo leer el contenido – la página está, por ejemplo, tras un inicio de sesión (Figma, Google Drive) o no tiene texto legible. La IA usa solo el título y la nota,
página no disponible – no se pudo abrir. La IA usa solo el título y la nota,
cargando contenido… – frego está leyendo la página en este momento,
contenido aún no cargado – añadiste el enlace en una versión anterior de frego que no leía el contenido de los enlaces. La IA usa solo el título y la nota hasta que lo cargues de nuevo.

frego solo lee páginas web públicas. Lo que está tras un inicio de sesión o en una red interna no lo lee, así que en esos enlaces escribe qué contienen en la Nota para la IA. El contenido de un enlace lo vuelves a cargar con el botón Cargar de nuevo.

Límites por presupuesto:

archivos hasta 18 MB en total, una imagen como máximo 7,5 MB,
PDF hasta 600 páginas en total,
de Excel se leen las primeras 5 000 filas de cada hoja,
los textos muy largos la IA los recibe recortados.

Cuando los archivos seleccionados superan el límite, el asistente te avisa y desmarcas algunos.

Instrucciones para la IA y plantillas

Una instrucción le dice a la IA cómo presupuestar: cómo dividir el trabajo en secciones y paquetes, cómo estimar las horas, qué entra siempre en el precio y qué no. Las encuentras en la pestaña Presupuestos, en el botón Instrucciones para la IA, o en el asistente con Gestionar instrucciones. Una instrucción nueva la creas con el botón Nueva instrucción: eliges Instrucción en blanco o una de las plantillas. Desde el menú ⋯ junto a una instrucción la renombras, la guardas como plantilla o la eliminas.

Plantillas listas – Web application, Online store, Mobile app, Design / branding, Marketing and content, General. La plantilla se copia a una instrucción del proyecto y allí la adaptas.
Mis plantillas – tu propia instrucción la guardas con ⋯ y Guardar como plantilla y la usas también en otros proyectos. Puedes tener como máximo 50. Las renombras y eliminas en la fila Mis plantillas, debajo de las instrucciones.

Las instrucciones y tus plantillas solo las ves tú. En cada presupuesto se usa siempre una sola instrucción.

Las reglas para proyectos de software, por ejemplo la estimación para un desarrollador con experiencia y tareas de 4 horas como máximo, están en las plantillas Web application, Online store y Mobile app. Sin instrucción, la IA usa reglas generales.

Editar el presupuesto

Un presupuesto terminado lo abres con un clic. Añades, renombras o eliminas secciones, paquetes y tareas y ajustas las horas. Los paquetes y las tareas pueden tener una Descripción y el presupuesto entero tiene un Resumen para el cliente. Ambos se imprimen en el PDF, así que escríbelos para el cliente, no para ti. En Creado a partir de ves de qué materiales salió el presupuesto, qué se recortó y qué no se utilizó. Esta parte solo la ve quien creó el presupuesto.

La IA añade también En qué se basa el presupuesto (supuestos, los ve también el cliente) y Preguntas abiertas (el cliente solo las ve si activas Incluir las preguntas abiertas). Puedes editar las dos listas.

Los cambios no se guardan solos. Haz clic en Guardar. Si intentas salir sin guardar, frego te pregunta antes. El PDF y el envío usan la versión guardada, así que guarda primero. En la cabecera del presupuesto hay un botón principal que depende del estado, por ejemplo Enviar por correo en un borrador. Las demás acciones están en el menú ⋯ que tiene al lado: Descargar PDF, Nueva versión, Modificar con IA, Marcar como enviado, Enviar de nuevo y Eliminar. Debajo de las partidas hay filas plegadas: Registro de la decisión, Cambios respecto a v1, Lo que verá el cliente e Historial de envíos. Cada una dice lo que contiene y con un clic la despliegas.

Precio

La línea que hay sobre las partidas dice con qué calcula el presupuesto: la tarifa, la reserva, el descuento, el IVA, el proveedor y el cliente. Con Editar ajustes abres un panel lateral con las partes Precio, Oferta y PDF y Notas. Ahí defines:

Tarifa por hora – el precio de una partida es horas × tarifa. Si tienes tu tarifa por hora definida en el proyecto, un presupuesto nuevo ya la trae rellenada. Sin tarifa, el presupuesto solo tiene horas.
Reserva (%) – se reparte entre los precios de las partidas calculadas a partir de horas. Tú la ves en el resumen como una línea aparte; el cliente no.
Descuento – en porcentaje o como importe. El cliente lo ve como una línea aparte.
Proveedor y Cliente – tu perfil de facturación y el perfil de facturación del cliente del proyecto. Del proveedor salen la moneda y el IVA, igual que en una factura. Si el proveedor no está sujeto a IVA, el presupuesto lo indica y no calcula IVA. Los dos los elige el autor del presupuesto.
Número de presupuesto y Válido hasta – se imprimen en el encabezado del PDF.

Directamente en las partidas defines:

Precio fijo – en una tarea o en un paquete entero introduces el precio a mano. Es el precio final para el cliente: sustituye a horas × tarifa y no se le suma la reserva. En un paquete con precio fijo, sus tareas ya no tienen precio propio.
Opcional – marcas una partida como opcional. El cliente la ve aparte en el presupuesto y no cuenta para el precio total hasta que la acepte.

En el Resumen ves las horas, horas × tarifa, la reserva, el descuento, el IVA y el precio total. Se recalcula mientras escribes.

Lo que verá el cliente

En cada presupuesto eliges el Nivel de detalle del PDF: Por secciones, Por paquetes o Por tareas, y si quieres Mostrar las horas. Lo predeterminado son los paquetes con precios y sin horas. Lo que queda por debajo del nivel elegido, el cliente no lo ve. Los precios se redondean línea a línea, así que las cifras del presupuesto siempre cuadran con el total.

El cliente nunca ve la tarifa por hora, la reserva ni la Nota interna. La Nota para el cliente, en cambio, se imprime en el PDF. El resultado exacto lo ves en Lo que verá el cliente o descargando el PDF. El Idioma del PDF y del correo lo eliges entre diez idiomas.

Un presupuesto sin tarifa muestra en el PDF horas en lugar de precios.

Enviar el presupuesto

Enviar por correo – frego envía un correo con el PDF adjunto. Las direcciones de los clientes del proyecto ya vienen rellenadas, y el asunto y el texto los puedes editar. La respuesta del cliente llega a tu correo. Puedes indicar como máximo 5 direcciones a la vez, y con Enviarme una copia a mí también recibes el correo tú también.
Marcar como enviado – cuando envías el PDF por tu cuenta.
Dar acceso al cliente también en la aplicación – en la ventana de envío marcas los clientes del proyecto que deben ver el presupuesto también en frego. Después pueden aprobarlo o rechazarlo allí ellos mismos. Quien ya tiene acceso aparece marcado de antemano.

Puedes enviar como máximo 10 presupuestos por hora y 30 al día.

Un presupuesto enviado se bloquea, para que tengas la certeza de que ves lo mismo que el cliente. En el Historial de envíos encuentras a quién y cuándo se envió el presupuesto, y con Descargar el PDF enviado obtienes exactamente el PDF que recibió el cliente. La misma versión la envías a más personas con Enviar de nuevo. Un presupuesto enviado ya no vuelve a borrador. Si quieres cambiar algo, haz clic en Nueva versión, ajusta la copia y envíala. Hasta entonces el cliente tiene la versión anterior.

Estados del presupuesto

Borrador – lo estás editando.
Enviado – espera al cliente. Si el presupuesto tiene una fecha en Válido hasta y esta pasa, verás un aviso en la lista.
Aprobado – el cliente ha aceptado. Las partidas opcionales que quiere se suman al precio.
Rechazado – el cliente no ha aceptado el presupuesto.
Sustituido – una versión enviada más reciente ha sustituido a esta. Se queda solo para lectura y su PDF lo puedes seguir descargando.

Un presupuesto enviado lo aprueba o lo rechaza el cliente directamente en frego, si lo tiene compartido, o lo registras tú con Aprobar y Rechazar. Las dos cosas solo se pueden hacer con un presupuesto enviado. Si no enviaste el presupuesto a través de frego, usa primero Marcar como enviado. Un presupuesto enviado, aprobado o rechazado no vuelve a borrador. Cuando haya que cambiarlo, haz clic en Nueva versión.

Estructura del proyecto

A partir de un presupuesto aprobado, el botón Crear estructura del proyecto crea las secciones, los paquetes y las tareas. Se crean todas las partidas normales y las opcionales que el cliente aceptó. Una sección que ya existe en el proyecto con el mismo nombre se reutiliza y no se crea por segunda vez. Puede hacerlo un administrador del proyecto que vea el presupuesto, solo desde la versión más reciente y solo una vez. Después verás Estructura creada en el presupuesto y ya no se podrá modificar.

Si el proyecto ya tiene tareas, el asistente ofrece Presupuestar solo lo que aún no está en el proyecto. Déjalo activado y la IA no propondrá lo que ya existe.

Versiones del presupuesto

Cuando el cliente quiere cambios, no reescribes el presupuesto enviado. Preparas una nueva versión y la original se queda exactamente como la recibió el cliente.

Nueva versión – en el presupuesto, haz clic en Nueva versión. Se crea un borrador como copia, con los precios, el descuento, los ajustes del PDF y las notas. Lo editas a mano y lo envías.
Modificar con IA – escribes qué tiene que cambiar y la IA prepara la nueva versión. Más abajo lo explicamos.

Una nueva versión la puede crear el autor del presupuesto o quien lo tiene compartido para edición y ve sus precios, a partir de cualquier versión terminada, y siempre será la más reciente. De quién es la nueva versión:

Si la crea el autor o un administrador del proyecto que ve el presupuesto, él es su autor. Si no es el autor de la versión anterior, elige él mismo el Proveedor y el Cliente en ella; hasta entonces conserva los datos de la versión anterior. El autor de la versión anterior la recibe compartida para edición, y nadie más puede rebajarle ni quitarle ese derecho: solo él puede renunciar a él.
Si la crea un colaborador que tiene el presupuesto compartido por nombre para edición, el autor sigue siendo el de la versión anterior. El colaborador edita el borrador, pero no puede compartirlo, enviarlo, aprobarlo ni eliminarlo.

Lo que no pasa a la nueva versión: el historial de envíos y los PDF enviados. Se quedan con la versión a la que pertenecen. La fecha de validez pasa solo si todavía no ha vencido.

Una nueva versión hereda cómo se comparte con el equipo: el ajuste para todo el proyecto y las personas concretas. A los clientes no los hereda nunca. El cliente verá la nueva versión solo cuando lo añadas a ella en Compartir o al enviarla. Una privada sigue siendo privada.

En la lista, cada presupuesto tiene una sola fila con la versión más reciente y la marca v2, v3… En Versiones anteriores encuentras las demás, cada una con su estado, fecha, precio y PDF. En un presupuesto abierto cambias de versión en la cabecera.

Solo la versión más reciente se puede enviar, aprobar, rechazar y usar para crear la estructura del proyecto. Si quieres volver a una anterior, crea una nueva versión a partir de ella. Será la más reciente.
Cuando envías la nueva versión, la que estaba enviada antes pasa al estado Sustituido. Se queda solo para lectura y su PDF lo puedes seguir descargando.
Si eliminas la versión enviada más reciente, la anterior vuelve de Sustituido a Enviado y puedes enviarla de nuevo, aprobarla o rechazarla.
Si el cliente ya recibió alguna de las versiones anteriores, el texto predeterminado del correo dice por sí solo que el nuevo presupuesto sustituye al anterior.
La estructura del proyecto se crea solo a partir de una versión de un presupuesto. No puedes eliminar la versión de la que salió mientras sus secciones, paquetes y tareas existan en el proyecto, y hasta entonces tampoco puedes crear la estructura a partir de otra versión.
Un presupuesto puede tener como máximo 50 versiones. Puedes eliminar las que ya no necesites. Se elimina siempre solo esa. Una versión aprobada solo la elimina un administrador del proyecto. En un presupuesto abierto eliminas una versión con ⋯ y Eliminar.

En la versión v2 y posteriores ves la parte Cambios respecto a v1 (con el número de la versión anterior): qué se ha añadido, qué se ha quitado, dónde han cambiado el nombre, la descripción, las horas, la condición de opcional o el precio fijo, qué se ha movido y cómo han cambiado las horas y el precio en total. Las filas añadidas y cambiadas llevan una marca en el presupuesto. Un colaborador ve los cambios sin precios; el cliente, solo lo que ve también en el PDF.

El cliente solo ve las versiones en las que está añadido y que ya se han enviado. Si no lo añades a la versión más reciente, verá la última que tenga compartida y frego no le dirá que hay una más nueva. En el equipo pasa lo mismo: quien no ve la versión más nueva no se entera de ella.

Modificar con IA

Haz clic en Modificar con IA y escribe tu comentario con tus propias palabras en el campo Qué tiene que cambiar, por ejemplo «al cliente le parece caro, quita el blog y añade una segunda versión de idioma». La IA cambia solo lo que escribes y deja el resto como está. El resultado es una nueva versión en estado de borrador. La original se queda sin cambios.

La modificación la puede iniciar el autor del presupuesto o quien lo tiene compartido para edición y ve sus precios, y solo desde la versión más reciente. Cuesta 10 créditos de IA, igual que un presupuesto nuevo, y los gasta quien la inicia.

Lo que recibe la IA:

las secciones, los paquetes y las tareas de la versión anterior con sus nombres, descripciones y horas, el resumen, los supuestos y las preguntas abiertas,
tu comentario,
la instrucción con la que se creó el presupuesto, si eres el autor de la versión de la que parte la modificación,
los materiales originales, si dejas activado Usar también los materiales originales. Recibe solo los que todavía existen y puedes ver. Viene bien cuando el comentario añade algo que está en los materiales.

Lo que la IA no recibe: la tarifa por hora, la reserva, el descuento, los precios fijos, la Nota para el cliente, la Nota interna, el número de presupuesto ni los datos del proveedor y del cliente.

Las partidas que siguen en el presupuesto conservan su precio fijo y la marca Opcional. Un precio fijo es definitivo y se queda en la partida aunque la IA cambie sus horas, así que revísalo en la nueva versión.
Las partidas nuevas se valoran según las horas y la tarifa.
La IA puede marcar una tarea como opcional. No puede quitar esa marca, marcar un paquete entero como opcional ni cambiar un precio; eso lo haces tú en la nueva versión.
Cuando termina, en la parte Cambios respecto a v1 encuentras también el resumen Lo que la IA cambió respecto a v1: qué ha cambiado y qué no ha podido hacer de tu comentario. El resumen lo ven el autor de la versión y quien inició la modificación. En un borrador que la IA acaba de preparar, esta parte aparece ya desplegada.

La modificación se ejecuta en segundo plano, y la ves en la barra superior igual que un presupuesto nuevo. Mientras se prepara la nueva versión, no puedes enviar, aprobar ni rechazar la anterior. Una versión que aún se está preparando o que ha fallado solo la ven su autor y quien inició la modificación. Nadie más la verá hasta que esté terminada.

Si la modificación falla, recuperas los créditos y la versión anterior se queda intacta. Puedes seguir enviándola, aprobándola o rechazándola. En la versión fallida encuentras Intentar la modificación de nuevo: se abre la misma ventana con tu comentario, y la versión fallida se elimina al intentarlo de nuevo. También puedes eliminarla tú mismo, aunque hayas iniciado la modificación en el presupuesto de otra persona.

Un presupuesto muy extenso no se puede modificar con IA. frego te lo dice enseguida y no gasta créditos. En ese caso usa Nueva versión y edítala a mano.

Cómo va el proyecto respecto al presupuesto

Cuando creas la estructura del proyecto a partir de un presupuesto, este gana la pestaña Realidad. Muestra cuántas horas presupuestaste y cuántas se han trabajado de verdad en las tareas: en todo el presupuesto, en cada sección y en cada paquete. Un paquete lo despliegas hasta las tareas, y desde cada fila llegas a la sección, el paquete o la tarea real del proyecto.

Sin empezar – nadie ha registrado tiempo todavía en la partida.
Dentro del presupuesto – se ha trabajado menos del 80 % de las horas presupuestadas.
Cerca del límite – se ha trabajado el 80 % o más.
Por encima del presupuesto – se ha trabajado más de lo presupuestado. Es el momento de hablar con el cliente.

Con el filtro Mostrar te quedas solo con lo que está por encima del presupuesto o cerca del límite.

Debajo de un paquete o de una sección encuentras además dos grupos:

Añadido después – tareas que no estaban en el presupuesto y que alguien añadió al paquete o a la sección. Su tiempo cuenta para ese paquete, porque consume sus horas.
Eliminado – partidas del presupuesto cuya tarea ya no está en el proyecto. Solo se puede eliminar una tarea en la que nadie tiene tiempo registrado, así que las horas trabajadas no se pueden perder de esta forma.

Una tarea que mueves a otro paquete sigue contando para la partida bajo la que se presupuestó. En la tarea ves dónde está ahora. Al final está la fila Trabajo fuera de este presupuesto: el tiempo de las tareas que no salieron del presupuesto. No cuenta en los totales, pero gracias a ella los números te cuadran con el registro de tiempo del proyecto.

Qué cuenta:

Solo los registros de tiempo terminados. Un temporizador en marcha se suma cuando lo detienes.
El tiempo anulado cuenta en las horas (el trabajo se hizo), pero no en el valor del trabajo.
Las partidas opcionales cuentan solo si el cliente las aceptó al aprobar.
Los números presupuestados ya no cambian: el presupuesto del que salió la estructura está bloqueado.

Quien ve el presupuesto entero, precios incluidos (el autor, las personas añadidas por nombre y los administradores del proyecto que lo ven), ve también el dinero: el Importe presupuestado (sin IVA, tras el descuento), el Valor del trabajo y la Diferencia. El valor del trabajo es el tiempo facturable × la tarifa guardada con el registro de tiempo, es decir, la tarifa que la persona tenía en el proyecto cuando registró el tiempo. El tiempo anulado no cuenta en él. Un colaborador que ve el presupuesto porque está compartido con todo el proyecto solo ve horas. El cliente no ve esta pestaña en absoluto.

En el modo de compartir pantalla (hasta que muestres los importes) la comparación está oculta, porque muestra el tiempo realmente trabajado. Los números se actualizan cuando abres la pestaña o vuelves a la ventana. Con el botón Actualizar los cargas al momento. En la lista de presupuestos, un presupuesto en el que ya se trabaja muestra qué porcentaje de las horas presupuestadas se ha trabajado. La comparación pertenece a la versión de la que salió la estructura, aunque el presupuesto tenga entretanto una versión más reciente.

Compartir el presupuesto

Un presupuesto nuevo solo lo ves tú. No lo ve ni el propietario ni un administrador del proyecto hasta que lo compartes con él. A quién se lo enseñas lo decides con el botón Compartir de la cabecera del presupuesto. Siempre se comparte una sola versión.

Todos en el proyecto – el presupuesto lo ven los administradores y los colaboradores del proyecto. Eliges si solo pueden leerlo (Lectura) o también cambiarlo (Edición). Un cliente nunca llega al presupuesto de esta forma.
Personas concretas – añades por nombre a cualquier miembro del equipo y le das Lectura o Edición. El ajuste de una persona concreta tiene prioridad sobre el de todo el proyecto.
Clientes – a un cliente solo lo añades por nombre y solo para lectura. Verá el presupuesto como en el PDF, y solo cuando lo envíes. El cliente no ve un borrador.

Qué ve cada uno:

El autor y las personas añadidas por nombre ven el presupuesto entero, precios incluidos.
Un administrador del proyecto también lo ve todo, precios incluidos, a través de Todos en el proyecto.
Un colaborador ve a través de Todos en el proyecto la estructura y las horas, sin precios. Su PDF también es solo un resumen de horas. Si tiene Edición, cambia la estructura y las horas. No cambia los precios ni lo que es opcional, y no crea una nueva versión.
El cliente solo ve lo que está en el PDF: sin la tarifa, la reserva ni la nota interna.

Qué puede hacer cada uno:

Edición significa cambiar el borrador, y quien además ve los precios puede crear también una nueva versión o iniciar Modificar con IA.
Cambiar con quién se comparte, enviar el presupuesto y registrar la aprobación o el rechazo lo hacen el autor y un administrador del proyecto que ve el presupuesto. También cuando el administrador solo lo tiene para lectura: un presupuesto que un colaborador le compartió para lectura no lo cambia, pero sí puede enviárselo al cliente.
Nadie da más de lo que tiene. Quien solo lee el presupuesto no puede dar Edición a nadie, ni a sí mismo. La edición que alguien ya tiene puede rebajarla o quitarla. La reparten el autor y quien la tiene.
Una versión la puede eliminar su autor o un administrador del proyecto que la ve. Una versión aprobada solo la elimina un administrador del proyecto.

Si un administrador se quita su propio acceso al guardar, frego se lo pregunta antes. Después de guardar ya no verá el presupuesto y solo el autor puede devolverle el acceso.

En la lista, cada presupuesto lleva una etiqueta que dice con quién está compartido: Solo yo, Compartido · 3, Todo el proyecto, Cliente o, en su caso, + cliente. Con el filtro Mostrar te quedas solo con Míos o solo con Compartidos conmigo. Cuando otra persona comparte contigo un presupuesto para lectura, se abre sin posibilidad de editarlo y arriba ves quién lo comparte contigo.

Cuando alguien sale del proyecto o su rol cambia a cliente o deja de serlo, lo que tenía compartido de los presupuestos del proyecto se anula.

Un presupuesto privado no lo ve nadie más que quien lo creó, y tampoco lo verá nadie después de que se elimine su cuenta. Los borradores que el autor no compartió con nadie ni envió se eliminan junto con la cuenta. Los presupuestos compartidos se quedan con quienes los tenían compartidos, con los mismos derechos, y como autor figura Usuario eliminado. No se hacen accesibles a nadie más, ni siquiera al propietario del proyecto.

Una versión que la IA aún está preparando o que ha fallado solo la ven su autor y quien la inició.

La pestaña Realidad la ven los administradores y los colaboradores que ven también el propio presupuesto. El dinero en ella solo lo ve quien ve el presupuesto entero, precios incluidos. El cliente no la ve.

Aprobación por el cliente

El cliente al que añadiste en la versión enviada la abre en frego y tiene en ella dos botones:

Estoy de acuerdo – marca las partidas opcionales que quiere, ve al momento el precio con ellas y puede añadir un comentario.
No estoy de acuerdo – puede escribir qué no le encaja del presupuesto.

Con eso el presupuesto queda aprobado o rechazado igual que si lo hubieras registrado tú, y se bloquea. La decisión es definitiva para esa versión. Si el cliente cambia de opinión, prepara una nueva versión.

Solo puede decidir un cliente añadido en esta versión, solo con un presupuesto enviado y solo en la versión más reciente. Mientras preparas una versión más nueva, no ve los botones.
Una nueva versión tienes que compartirla otra vez con el cliente. No se le abre sola.
De la decisión del cliente se enteran el autor del presupuesto y los administradores del proyecto que lo ven: con una notificación en frego y por correo. Esos correos los desactivas en Ajustes → Notificaciones, en el grupo Presupuestos.
Un acuerdo cerrado fuera de frego lo sigues registrando tú con Aprobar y Rechazar.

Registro de la decisión

En un presupuesto aprobado o rechazado encuentras el Registro de la decisión: quién decidió, cuándo, si fue el cliente en frego o lo registraste tú a mano, y el comentario del cliente. Cuando el cliente ha escrito un comentario, el registro aparece ya desplegado.

Al aprobar o rechazar a mano añades una nota (por ejemplo, «aprobado por correo el 12/10») y adjuntas adjuntos: el correo guardado o una captura de pantalla. Como máximo 5 archivos, de hasta 20 MB cada uno: PDF, imágenes (PNG, JPG, WebP, GIF), Word (.docx), Excel (.xlsx), texto (.txt, .md), CSV y correos (.eml, .msg).
Si algún adjunto no se puede subir, la decisión queda registrada igualmente. frego indica qué archivos han sido, y con Intentar subir de nuevo los envías otra vez.
La nota y los adjuntos puedes completarlos o cambiarlos también más adelante, por ejemplo cuando encuentres el correo. Cada cambio queda anotado en el historial.
La nota y los adjuntos los ven el autor, las personas añadidas por nombre y los administradores del proyecto que ven el presupuesto. El cliente solo ve quién decidió y cuándo, y su propio comentario. El comentario del cliente no lo puede cambiar nadie.
Los adjuntos son privados. El enlace de descarga solo vale unos minutos.

La decisión la ves también en el Historial de envíos, entre los envíos.

FREE o PRO

Los materiales y los presupuestos forman parte del PRO de quien creó el proyecto. Cuando PRO termina, todo se queda y puedes consultarlo, pero ya no modificarlo. Más información en el artículo Cuando termina PRO. De los créditos de IA hablamos en el artículo Créditos de IA.