Материалы и сметы

В меню проекта найдёшь Материалы и сметы. На странице две вкладки: Материалы - это то, что ты получил от клиента, Сметы - то, что из этого получится.

Порядок всегда один и тот же:

Загружаешь материалы.
ИИ готовит по ним смету.
Смету ты правишь, задаёшь цену и отправляешь клиенту. Клиент одобряет её прямо во frego, или его согласие записываешь ты. Потом из одобренной сметы одним кликом создаётся структура проекта.

Материалы

Документы – тексты: задание, записи со встреч или договорённости с клиентом.
Файлы – PDF, изображения, Word, Excel и другие вложения. Ты увидишь их и в облаке проекта в папке Спецификации.
Ссылки – ссылки на дизайн, тестовый сайт, репозиторий и тому подобное. К каждой можно написать Заметку для ИИ, например на что обратить внимание на странице. В проекте может быть не больше 200 ссылок.
Ментальные карты – когда нужно разрисовать проект.

Материалы добавляют админы и сотрудники проекта. Клиент их сюда не добавляет, файлы он пришлёт тебе через облако проекта.

Документ открывается в отдельном окне поверх страницы, и таких окон можно открыть несколько рядом. Окно перетаскиваешь за верхнюю полосу, размер меняешь за край или угол, а закрываешь кнопкой Закрыть или крестиком. Если в нём есть несохранённые изменения, frego спросит перед закрытием. Окна остаются открытыми и на вкладке Сметы, так что можно читать задание и одновременно править смету. На телефоне и на узком экране документ открывается прямо на странице, всегда только один.

Файлы в материалах приватные. Ссылка на файл временная и действует около часа, поэтому, если скопировать её куда-то ещё, она перестанет работать. Перезагрузи страницу, и получишь свежую.

Кто видит материал

Для каждого материала в блоке Кто это видит выбираешь один из трёх уровней:

Личное – его видишь только ты, не видит даже админ проекта.
Команда – его видят админы и сотрудники проекта. Это уровень по умолчанию для нового материала.
Команда и клиент – его видят админы, сотрудники и клиенты проекта.

Уровень меняет тот, кто добавил материал, или админ проекта. Клиент видит только материалы с уровнем Команда и клиент и не может их редактировать. Так же это работает и в облаке: в папке Спецификации каждый видит только те файлы, которые видит в материалах. В списке материалов отметку имеет только тот материал, у которого уровень не Команда.

Если ты выйдешь из проекта или тебя из него удалят, твои личные материалы и сметы, к которым ты никому не открывал доступ, останутся сохранёнными, но их не увидит никто, даже админ. Когда тебя снова добавят в проект, они опять будут у тебя. Доступ к сметам задаётся не уровнями, а для конкретных людей. Подробнее в разделе Доступ к смете ниже.

Новая смета

На вкладке Материалы нажми Создать смету по материалам или на вкладке Сметы - Новая смета. Мастер - это один экран:

Как ИИ должен составлять смету? – выбираешь одну из инструкций проекта или Без инструкции – ИИ применит общие правила. Через Управлять инструкциями ты пишешь инструкцию, правишь её или создаёшь из шаблона, а потом выбираешь её здесь.
На что ИИ должен опираться? – отмечаешь материалы. Всё, что ИИ умеет читать, уже выбрано.
Заметка только к этой смете – можно дописать разовую заметку, например «бюджет клиента до 5 000 €, сначала MVP». Потом нажимаешь Сгенерировать смету. Рядом с кнопкой видно, сколько кредитов это стоит и сколько у тебя осталось. Смета получает название по проекту, а переименуешь её, когда откроешь.

Смета генерируется в фоне, а ты пока можешь заниматься другим. Пока она создаётся, в верхней панели видно Смета создаётся…, где бы во frego ты ни был. Когда она будет готова, верхняя панель сообщит об этом, и один клик приведёт прямо к ней. Если создание идёт необычно долго, панель скажет об этом, и ты сможешь скрыть его оттуда. Если оно не завершится и через полчаса, ты увидишь Смета не была создана, а клик приведёт к сметам проекта. Найдёшь её и на вкладке Сметы. В проекте ничего не создастся, пока ты сам не создашь структуру из одобренной сметы.

Создавать сметы могут админы и сотрудники проекта. Генерация стоит 10 ИИ-кредитов, и тратит их тот, кто её запускает. Если смету создать не удалось, кредиты вернутся, а у сметы появится Попробовать снова. Мастер откроется с материалами из первой попытки, перед отправкой проверь выбор. Смету, которая ещё генерируется, удалить нельзя. Удалишь её, когда генерация завершится или не удастся. Перед удалением frego спросит, точно ли ты этого хочешь.

Что ИИ прочитает из материалов

Документы – весь текст.
PDF и изображения (PNG, JPG, WebP, GIF) – напрямую, включая изображения на страницах PDF.
Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV и текстовые файлы (.txt, .md) – их текст.
Ментальные карты – как план-конспект.
Ссылки – название, адрес и твою заметку всегда. Текст страницы только тогда, когда его удалось загрузить.

Другие типы файлов, например ZIP, видео или старые .doc и .xls, ИИ не прочитает. В мастере ты их увидишь, но выбрать не сможешь. PDF, защищённый паролем, ИИ тоже не прочитает, и в смете он будет показан как неиспользованный. Пустой документ или пустая карта не используются.

Для ссылок frego показывает, что удалось загрузить:

содержимое загружено – ИИ получит текст страницы,
содержимое загружено, сокращено – страница оказалась слишком длинной, и ИИ получит её начало,
содержимое не удалось прочитать – страница, например, закрыта входом (Figma, Google Drive) или на ней нет читаемого текста. ИИ использует только название и заметку,
страница недоступна – открыть её не удалось. ИИ использует только название и заметку,
содержимое загружается… – frego как раз читает страницу,
содержимое ещё не загружено – ты добавил ссылку в старой версии frego, которая не читала содержимое ссылок. ИИ использует только название и заметку, пока ты не загрузишь его снова.

frego читает только общедоступные веб-страницы. То, что закрыто входом или находится во внутренней сети, он не прочитает, поэтому для такой ссылки напиши в Заметке для ИИ, что на ней находится. Заново загрузить содержимое ссылки можно кнопкой Загрузить снова.

Лимиты на одну смету:

файлы вместе до 18 МБ, одно изображение не больше 7,5 МБ,
PDF вместе до 600 страниц,
из Excel читаются первые 5 000 строк каждого листа,
очень длинные тексты ИИ получит сокращёнными.

Если выбранные файлы превысят лимит, мастер сообщит об этом, и ты снимешь выбор с некоторых из них.

Инструкции для ИИ и шаблоны

Инструкция говорит ИИ, как составлять смету: как делить работу на разделы и пакеты, как оценивать часы, что всегда входит в цену, а что нет. Инструкции найдёшь на вкладке Сметы под кнопкой Инструкции для ИИ или в мастере через Управлять инструкциями. Новую инструкцию создаёшь кнопкой Новая инструкция: выбираешь Пустая инструкция или один из шаблонов. Через меню ⋯ рядом с инструкцией ты её переименуешь, сохранишь как шаблон или удалишь.

Готовые шаблоны – Web application, Online store, Mobile app, Design / branding, Marketing and content, General. Шаблон копируется в инструкцию проекта, и там ты его правишь.
Мои шаблоны – свою инструкцию сохраняешь через ⋯ и Сохранить как шаблон и используешь в других проектах. Их может быть не больше 50. Переименовать и удалить их можно в строке Мои шаблоны под инструкциями.

Инструкции и свои шаблоны видишь только ты. Для одной сметы всегда используется одна инструкция.

Правила для программных проектов, например оценка в расчёте на опытного разработчика и задачи не больше чем на 4 часа, есть в шаблонах Web application, Online store и Mobile app. Без инструкции ИИ применит общие правила.

Правка сметы

Готовая смета открывается по клику. Ты добавляешь, переименовываешь или удаляешь разделы, пакеты и задачи и правишь часы. У пакетов и задач может быть Описание, а у всей сметы есть Краткое описание для клиента. И то и другое печатается в PDF, поэтому пиши их для клиента, а не для себя. В блоке Создано на основе видно, по каким материалам составлена смета, что было сокращено и что не использовалось. Этот блок видит только тот, кто создал смету.

ИИ добавляет к смете ещё На чём основано предложение (допущения, их видит и клиент) и Открытые вопросы (клиент увидит их, только если ты включишь Выводить открытые вопросы). Оба списка можно править.

Изменения не сохраняются сами. Нажми Сохранить. Если попробуешь уйти без сохранения, frego сначала спросит. PDF и отправка работают с сохранённой версией, поэтому сначала сохрани. В шапке сметы есть одна главная кнопка, которая зависит от статуса, например Отправить по e-mail у черновика. Остальные действия - в меню ⋯ рядом с ней: Скачать PDF, Новая версия, Доработать с ИИ, Отметить как отправленное, Отправить снова и Удалить. Под позициями - свёрнутые строки: Запись о решении, Изменения по сравнению с v1, Что увидит клиент и История отправок. Каждая говорит, что в ней, а по клику разворачивается.

Цена

Строка над позициями говорит, из чего считается смета: ставка, резерв, скидка, НДС, исполнитель и заказчик. Через Изменить настройки открывается боковая панель с частями Цена, Предложение и PDF и Заметки. В ней ты задаёшь:

Почасовая ставка – цена позиции равна часы × ставка. Если в проекте задана твоя почасовая ставка, в новой смете она уже заполнена. Без ставки в смете только часы.
Резерв (%) – распределяется по ценам позиций, которые считаются по часам. Ты видишь его в итоге отдельной строкой, клиент не видит.
Скидка – процентом или суммой. Клиент видит её отдельной строкой.
Исполнитель и Заказчик – твой платёжный профиль и платёжный профиль клиента проекта. Валюта и НДС берутся из профиля исполнителя, как в счёте. Если исполнитель не плательщик НДС, в предложении это указано и НДС не считается. Обоих выбирает автор сметы.
Номер предложения и Действительно до – печатаются в шапке PDF.

Прямо у позиций ты задаёшь:

Фиксированная цена – цену задачи или целого пакета вводишь вручную. Это итоговая цена для клиента: она заменяет часы × ставка, и резерв к ней не прибавляется. В пакете с фиксированной ценой у задач своей цены уже нет.
Опционально – отмечаешь позицию как опциональную. Клиент видит её в предложении отдельно, и в общую цену она не входит, пока он её не примет.

В блоке Итог ты видишь часы, часы × ставка, резерв, скидку, НДС и общую цену. Он пересчитывается по мере ввода.

Что увидит клиент

Для каждой сметы ты выбираешь, какая нужна Детализация PDF: По разделам, По пакетам или По задачам, и нужно ли Показывать часы. По умолчанию это пакеты с ценами без часов. То, что ниже выбранного уровня, клиент не видит. Цены округляются построчно, поэтому цифры в предложении всегда сходятся с итогом.

Клиент никогда не видит почасовую ставку, резерв и Внутреннюю заметку. А вот Заметка для клиента печатается в PDF. Точный вид можно посмотреть в блоке Что увидит клиент или скачав PDF. Язык PDF и письма выбираешь из десяти языков.

В смете без ставки в PDF вместо цен стоят часы.

Отправка предложения

Отправить по e-mail – frego отправит письмо с PDF во вложении. Адреса клиентов проекта уже подставлены, тему и текст можно изменить. Ответ клиента придёт на твой e-mail. За раз можно указать не больше 5 адресов, а с опцией Отправить копию и мне письмо получишь и ты.
Отметить как отправленное – когда отправляешь PDF сам.
Открыть клиенту доступ и в приложении – в окне отправки отмечаешь клиентов проекта, которые должны видеть предложение и во frego. Там они потом сами могут одобрить его или отклонить. Тот, у кого доступ уже есть, отмечен заранее.

Отправить можно не больше 10 предложений в час и 30 в день.

Отправленная смета блокируется, чтобы ты был уверен, что видишь то же, что и клиент. В блоке История отправок видно, кому и когда ушло предложение, а через Скачать отправленный PDF ты получишь именно тот PDF, который получил клиент. Ту же версию можно отправить другим людям через Отправить снова. Отправленная смета в черновик больше не возвращается. Если хочешь что-то изменить, нажми Новая версия, поправь копию и отправь её. До тех пор у клиента остаётся предыдущая версия.

Статусы сметы

Черновик – ты её правишь.
Отправлено – ждёт клиента. Если у предложения задано Действительно до и срок истёк, в списке появится предупреждение.
Одобрено – клиент согласился. Опциональные позиции, которые он берёт, прибавляются к цене.
Отклонено – клиент не принял предложение.
Заменено – эту версию заменила более новая отправленная версия. Она остаётся только для чтения, и её PDF по-прежнему можно скачать.

Отправленное предложение одобряет или отклоняет клиент прямо во frego, если у него есть к нему доступ, или это записываешь ты через Одобрить и Отклонить. И то и другое возможно только для отправленной сметы. Если ты отправлял предложение не через frego, сначала нажми Отметить как отправленное. Отправленная, одобренная или отклонённая смета в черновик не возвращается. Когда её нужно изменить, нажми Новая версия.

Структура проекта

Из одобренной сметы кнопка Создать структуру проекта создаёт разделы, пакеты и задачи. Создаются все обычные позиции и те опциональные, которые клиент принял. Раздел, который уже есть в проекте с таким же названием, frego использует и не создаёт второй раз. Сделать это может админ проекта, который видит смету, только из самой новой версии и только один раз. После этого у сметы появится Структура создана, и менять её уже нельзя.

Если в проекте уже есть задачи, мастер предложит Оценить только то, чего в проекте ещё нет. Оставь это включённым, и ИИ не предложит то, что уже существует.

Версии сметы

Когда клиент хочет изменений, отправленную смету ты не переписываешь. Ты готовишь новую версию, а исходная остаётся ровно такой, какой её получил клиент.

Новая версия – в смете нажми Новая версия. Появится черновик как копия вместе с ценами, скидкой, настройками PDF и заметками. Правишь его вручную и отправляешь.
Доработать с ИИ – пишешь, что нужно изменить, и новую версию готовит ИИ. Подробнее ниже.

Новую версию создаёт автор сметы или тот, у кого есть доступ к ней на правку и кто видит в ней цены, из любой готовой версии, и она всегда становится самой новой. Чья новая версия:

Если её создаёт автор или админ проекта, который видит смету, её автор – он. Если это не автор предыдущей версии, Исполнителя и Заказчика он выбирает в ней сам, до тех пор в ней остаются данные из предыдущей версии. Автор предыдущей версии получает к ней доступ на правку, и никто другой это право не понизит и не отберёт: отказаться от него может только он сам.
Если её создаёт сотрудник, у которого есть именной доступ к смете на правку, автором остаётся автор предыдущей версии. Сотрудник правит черновик, но открыть к нему доступ, отправить, одобрить или удалить его не может.

Что не переносится в новую версию: история отправок и отправленные PDF. Они остаются у той версии, к которой относятся. Срок действия переносится, только если он ещё не истёк.

Новая версия перенимает доступ команды: настройку для всего проекта и конкретных людей. Клиентов она не перенимает никогда. Клиент увидит новую версию, только когда ты добавишь его к ней в окне Доступ или при отправке. Личная остаётся личной.

В списке у каждой сметы одна строка с самой новой версией и меткой v2, v3… В блоке Предыдущие версии лежат остальные, у каждой статус, дата, цена и PDF. В открытой смете версии переключаются в шапке.

Отправить, одобрить, отклонить и создать структуру проекта можно только из самой новой версии. Если хочешь вернуться к более старой, создай из неё новую версию. Она станет самой новой.
Когда ты отправляешь новую версию, отправленная до неё получает статус Заменено. Она остаётся для чтения, и её PDF по-прежнему можно скачать.
Если ты удалишь более новую отправленную версию, предыдущая вернётся из Заменено в статус Отправлено, и её снова можно отправить, одобрить или отклонить.
Если клиент уже получал одну из прежних версий, в тексте письма по умолчанию frego само напишет, что новое предложение заменяет предыдущее.
Структура проекта создаётся только из одной версии сметы. Версию, из которой она создана, нельзя удалить, пока её разделы, пакеты и задачи есть в проекте, и до тех пор структуру нельзя создать и из другой версии.
У одной сметы может быть не больше 50 версий. Версии, которые больше не нужны, можно удалить. Удаляется всегда только одна. Одобренную версию удаляет только админ проекта. В открытой смете версию удаляешь через ⋯ и Удалить.

У версии v2 и выше есть блок Изменения по сравнению с v1 (с номером предыдущей версии): что добавилось, что убрано, где изменились название, описание, часы, опциональность или фиксированная цена, что перенесено и как изменились часы и цена в целом. Добавленные и изменённые строки отмечены в смете. Сотрудник видит изменения без цен, клиент – только то, что видит и в PDF.

Клиент видит только версии, к которым он добавлен и которые уже отправлены. Если ты не добавишь его к самой новой версии, он увидит последнюю из открытых ему, а о более новой из frego не узнает. В команде так же: кто не видит более новую версию, о ней не узнает.

Доработка с ИИ

Нажми Доработать с ИИ и в поле Что нужно изменить напиши замечание своими словами, например «клиенту дорого, убери блог и добавь вторую языковую версию». ИИ изменит только то, что ты напишешь, а остальное не тронет. Результат – новая версия в статусе черновик. Исходная остаётся без изменений.

Доработку запускает автор сметы или тот, у кого есть доступ к ней на правку и кто видит в ней цены, и только из самой новой версии. Она стоит 10 ИИ-кредитов, как и новая смета, и тратит их тот, кто её запускает.

Что получает ИИ:

разделы, пакеты и задачи предыдущей версии с названиями, описаниями и часами, краткое описание, допущения и открытые вопросы,
твоё замечание,
инструкцию, с которой создавалась смета, если ты автор версии, от которой идёт доработка,
исходные материалы, если оставишь включённым Использовать и исходные материалы. Он получит только те, которые ещё существуют и которые ты видишь. Это полезно, когда замечание добавляет то, что есть в материалах.

Чего ИИ не получает: почасовую ставку, резерв, скидку, фиксированные цены, Заметку для клиента, Внутреннюю заметку, номер предложения и данные исполнителя и заказчика.

У позиций, которые остаются в смете, сохраняются фиксированная цена и отметка Опционально. Фиксированная цена окончательная и остаётся у позиции, даже если ИИ изменит её часы, поэтому проверь её в новой версии.
Новые позиции оцениваются по часам и ставке.
ИИ может отметить задачу как опциональную. Снять опциональность, сделать опциональным целый пакет или изменить цену он не может, это ты сделаешь в новой версии сам.
Когда всё готово, в блоке Изменения по сравнению с v1 появится и сводка Что ИИ изменил по сравнению с v1: что он изменил и что из замечания сделать не смог. Сводку видят автор версии и тот, кто запустил доработку. У черновика, который ИИ только что подготовил, эта часть сразу развёрнута.

Доработка идёт в фоне, и в верхней панели её видно так же, как новую смету. Пока новая версия готовится, предыдущую нельзя отправить, одобрить или отклонить. Версию, которая ещё готовится или не удалась, видят только её автор и тот, кто запустил доработку. Больше никто её не увидит, пока она не готова.

Если доработка не удалась, кредиты вернутся, а предыдущая версия останется нетронутой. Её по-прежнему можно отправить, одобрить и отклонить. У неудавшейся версии есть кнопка Попробовать доработку снова: откроется то же окно с твоим замечанием, а неудавшаяся версия при новой попытке будет удалена. Удалить её можно и самому, даже если ты запустил доработку в чужой смете.

Очень большую смету доработать с ИИ нельзя. frego скажет об этом сразу и кредиты не потратит. Тогда нажми Новая версия и поправь её вручную.

Как идёт проект по сравнению со сметой

Когда ты создаёшь из сметы структуру проекта, в ней появляется вкладка Факт. Она показывает, сколько часов ты заложил в смету и сколько по задачам реально отработано: по всей смете, по каждому разделу и по каждому пакету. Пакет раскрывается до задач, а из каждой строки можно перейти к настоящему разделу, пакету или задаче в проекте.

Не начато – по позиции ещё никто не записал время.
В рамках сметы – отработано меньше 80 % часов из сметы.
Близко к лимиту – отработано 80 % и больше.
Сверх сметы – отработано больше, чем было в смете. Самое время связаться с клиентом.

Фильтром Показать можно оставить только то, что сверх сметы или близко к лимиту.

Под пакетом или разделом есть ещё две группы:

Добавлено позже – задачи, которых не было в смете и которые кто-то добавил в пакет или раздел. Их время считается в этом пакете, потому что расходует его часы.
Удалено – позиции сметы, задачи которых в проекте уже нет. Удалить можно только задачу, по которой никто не записал время, так что отработанные часы так потеряться не могут.

Задача, которую ты перенёс в другой пакет, по-прежнему считается в той позиции, под которой она была в смете. У задачи видно, где она сейчас. В конце есть строка Работа вне этой сметы: время по задачам, которые появились не из сметы. В итоги оно не входит, но благодаря ему цифры сходятся с учётом времени в проекте.

Что считается:

Только завершённые записи времени. Запущенный таймер прибавится, когда ты его остановишь.
Списанное время считается в часах (работа сделана), но не в стоимости работы.
Опциональные позиции считаются, только если клиент взял их при одобрении.
Цифры из сметы больше не меняются: смета, из которой создана структура, заблокирована.

Кто видит смету целиком, с ценами (автор, люди, добавленные поимённо, и админы проекта, которые её видят), видит и деньги: Сумма по смете (без НДС, после скидки), Стоимость работы и Разница. Стоимость работы – это оплачиваемое время × ставка, сохранённая в записи времени, то есть ставка, которая была у человека в проекте, когда он записал время. Списанное время в неё не входит. Сотрудник, который видит смету через доступ для всего проекта, видит только часы. Клиент эту вкладку не видит совсем.

В режиме демонстрации экрана (пока ты не откроешь суммы) сравнение скрыто, потому что оно показывает реально отработанное время. Цифры обновляются, когда ты открываешь вкладку или возвращаешься в окно. Кнопкой Обновить их можно загрузить сразу. В списке смет у сметы, по которой уже идёт работа, видно, сколько процентов часов из сметы отработано. Сравнение относится к той версии, из которой создана структура, даже если у сметы с тех пор появилась более новая версия.

Доступ к смете

Новую смету видишь только ты. Её не видит ни владелец, ни админ проекта, пока ты не откроешь ему доступ. Кому её показать, задаёшь кнопкой Доступ в шапке сметы. Доступ всегда открывается к одной версии.

Все в проекте – смету увидят админы и сотрудники проекта. Выбираешь, могут ли они только читать её (Чтение) или ещё и менять (Правка). Клиент так к смете не попадёт никогда.
Конкретные люди – любого участника команды добавляешь поимённо и даёшь ему Чтение или Правку. Настройка для конкретного человека важнее настройки для всего проекта.
Клиенты – клиента добавляешь только поимённо и только на чтение. Предложение он увидит таким, как в PDF, и только когда ты его отправишь. Черновик клиент не видит.

Кто что видит:

Автор и люди, добавленные поимённо, видят смету целиком, с ценами.
Админ проекта через Все в проекте тоже видит всё, с ценами.
Сотрудник через Все в проекте видит структуру и часы, без цен. Его PDF – тоже только обзор часов. Если у него Правка, он меняет структуру и часы. Цены и то, что опционально, он не меняет и новую версию не создаёт.
Клиент видит только то, что есть в PDF: без ставки, резерва и внутренней заметки.

Кто что может:

Правка значит менять черновик, а кто при этом видит цены, может ещё создать новую версию или запустить Доработать с ИИ.
Доступ меняет, предложение отправляет и одобрение или отклонение записывает автор и админ проекта, который видит смету. Это верно и тогда, когда у админа она только на чтение: смету, которую сотрудник открыл ему на чтение, он не изменит, но отправить клиенту может.
Никто не даёт больше, чем имеет сам. Кто смету только читает, не может дать Правку никому, даже себе. Правку, которая у кого-то уже есть, он может понизить или отобрать. Её даёт автор и тот, у кого она есть у самого.
Версию может удалить её автор или админ проекта, который её видит. Одобренную версию удаляет только админ проекта.

Если админ при сохранении доступа убирает собственный доступ, frego сначала переспросит. После сохранения он смету больше не увидит, и вернуть ему доступ может только автор.

В списке у каждой сметы есть метка, которая говорит, кому она доступна: Только я, Доступ · 3, Весь проект, Клиент, иногда + клиент. Фильтром Показать оставляешь только Мои или только Доступные мне. Когда кто-то другой открывает тебе смету на чтение, она открывается без возможности правок, а сверху видно, кто дал тебе доступ.

Когда кто-то уходит из проекта или его роль меняется на клиента либо с клиента, его доступы к сметам проекта отменяются.

Личную смету не видит никто, кроме того, кто её создал, и не увидит даже после удаления его аккаунта. Черновики, к которым автор никому не открывал доступ и которые не отправлял, удаляются вместе с аккаунтом. Сметы с открытым доступом остаются у тех, кому он их открыл, с теми же правами, а автором у них указан Удалённый пользователь. Никому другому они не открываются, даже владельцу проекта.

Версию, которую ИИ ещё готовит или которая не удалась, видят только её автор и тот, кто её запустил.

Вкладку Факт видят админы и сотрудники, которые видят и саму смету. Деньги в ней видит только тот, кто видит смету целиком, с ценами. Клиент её не видит.

Одобрение клиентом

Клиент, которого ты добавил к отправленной версии, открывает её во frego и видит у неё две кнопки:

Согласен(на) – он отмечает опциональные позиции, которые берёт, сразу видит цену с ними и может дописать комментарий.
Не согласен(на) – он может написать, что его в предложении не устраивает.

Смета этим одобряется или отклоняется так же, как если бы это записал ты, и блокируется. Для этой версии решение окончательное. Если клиент передумает, подготовь новую версию.

Решать может только клиент, добавленный к этой версии, только по отправленному предложению и только по самой новой версии. Пока ты готовишь более новую версию, кнопок он не видит.
К новой версии доступ клиенту нужно открыть заново. Сама она ему не откроется.
О решении клиента узнают автор сметы и админы проекта, которые её видят: из уведомления во frego и из письма. Письма отключаешь в разделе Настройки → Уведомления, в группе Сметы.
Договорённость вне frego ты по-прежнему записываешь сам через Одобрить и Отклонить.

Запись о решении

У одобренной и у отклонённой сметы есть Запись о решении: кто решил, когда, был ли это клиент во frego или ты записал это вручную, и комментарий клиента. Если клиент написал комментарий, запись сразу развёрнута.

При ручном одобрении или отклонении дописываешь заметку (например, «одобрено по e-mail 12.10») и прикладываешь вложения: сохранённое письмо или снимок экрана. Не больше 5 файлов, каждый до 20 МБ: PDF, изображения (PNG, JPG, WebP, GIF), Word (.docx), Excel (.xlsx), текст (.txt, .md), CSV и письма (.eml, .msg).
Если какое-то вложение загрузить не удалось, решение остаётся записанным. frego покажет, какие это были файлы, а через Попробовать загрузить снова ты отправишь их ещё раз.
Заметку и вложения можно дополнить или изменить и позже, например когда найдёшь письмо. Каждое изменение записывается в историю.
Заметку и вложения видят автор, люди, добавленные поимённо, и админы проекта, которые видят смету. Клиент видит только то, кто и когда решил, и свой собственный комментарий. Комментарий клиента не может изменить никто.
Вложения приватные. Ссылка на скачивание действует всего несколько минут.

Решение видно и в блоке История отправок, среди отправок.

FREE или PRO

Материалы и сметы входят в PRO того, кто создал проект. Когда PRO заканчивается, всё остаётся, и это можно просматривать, но изменить уже не получится. Подробнее в статье Когда PRO заканчивается. Об ИИ-кредитах читай в статье ИИ-кредиты.