Матеріали та кошторис

У меню проєкту знайдеш Матеріали та кошторис. Сторінка має дві вкладки: Матеріали – це те, що ти отримав від клієнта, Кошториси – те, що з цього вийде.

Порядок завжди однаковий:

Завантажуєш матеріали.
AI готує з них кошторис.
Ти редагуєш кошторис, призначаєш йому ціну й надсилаєш клієнтові. Клієнт схвалює його прямо у frego, або його згоду записуєш ти. Зі схваленого кошторису потім одним кліком виникає структура проєкту.

Матеріали

Документи – тексти, як-от технічне завдання, нотатки із зустрічей або домовленості з клієнтом.
Файли – PDF, зображення, Word, Excel та інші вкладення. Ти побачиш їх і в хмарі проєкту в папці Специфікації.
Посилання – посилання на дизайн, тестовий сайт, репозиторій тощо. До кожного можна написати Нотатка для AI, наприклад на що звернути увагу на сторінці. Проєкт може мати щонайбільше 200 посилань.
Ментальні карти – коли треба розписати проєкт схемою.

Матеріали додають адміністратори та співробітники проєкту. Клієнт їх сюди не додає, файли він надішле тобі через хмару проєкту.

Документ відкривається в окремому вікні над сторінкою, і їх може бути відкрито кілька поруч. Вікно перетягуєш за верхню панель, розмір змінюєш за край або кут, а закриваєш кнопкою Закрити або хрестиком. Коли в ньому є незбережені зміни, frego перед закриттям перепитає. Вікна залишаються відкритими й на вкладці Кошториси, тож можна читати технічне завдання й паралельно редагувати кошторис. На телефоні й вузькому екрані документ відкривається прямо на сторінці, завжди лише один.

Файли в матеріалах приватні. Посилання на файл тимчасове й діє приблизно годину, тож коли скопіюєш його кудись, воно перестане працювати. Свіже отримаєш, коли знову завантажиш сторінку.

Хто бачить матеріал

Для кожного матеріалу в розділі Хто це бачить встановлюєш один із трьох рівнів:

Приватно – бачиш його лише ти, навіть адміністратор проєкту його не бачить.
Команда – його бачать адміністратори та співробітники проєкту. Це стандартний рівень для нового матеріалу.
Команда й клієнт – його бачать адміністратори, співробітники й клієнти проєкту.

Рівень змінює той, хто додав матеріал, або адміністратор проєкту. Клієнт бачить лише матеріали з рівнем Команда й клієнт і не може їх редагувати. Так само це працює і в хмарі: у папці Специфікації кожен бачить лише ті файли, які бачить у матеріалах. У списку матеріалів позначку має лише матеріал, який не на рівні Команда.

Коли ти виходиш із проєкту або тебе з нього видаляють, твої приватні матеріали й кошториси, якими ти ні з ким не ділився, залишаються збереженими, але їх не бачить ніхто, навіть адміністратор. Коли тебе додадуть у проєкт знову, вони знову твої. Кошториси не діляться рівнями, а надаються конкретним людям. Докладніше в розділі Спільний доступ до кошторису нижче.

Новий кошторис

На вкладці Матеріали натисни Створити кошторис із матеріалів або на вкладці Кошториси – Новий кошторис. Майстер займає один екран:

Як AI має складати кошторис? – вибираєш одну з інструкцій у проєкті або Без інструкції – AI застосує загальні правила. Через Керувати інструкціями напишеш інструкцію, відредагуєш її або створиш із шаблону, а потім вибереш тут.
На чому має ґрунтуватися AI? – позначаєш матеріали. Усе, що AI може прочитати, вибрано заздалегідь.
Нотатка лише до цього кошторису – можеш дописати разову нотатку, наприклад «у клієнта бюджет до 5 000 €, спершу MVP». Потім натискаєш Згенерувати кошторис. Біля кнопки видно, скільки кредитів це коштує і скільки в тебе залишилося. Кошторис отримує назву за проєктом, а перейменуєш його, коли відкриєш.

Кошторис генерується у фоновому режимі, тим часом можна робити щось інше. Поки він генерується, у верхній панелі видно Генерую кошторис…, де б ти не був у frego. Коли він буде готовий, верхня панель скаже тобі про це, а клік приведе прямо до нього. Якщо генерування триває незвично довго, панель про це скаже, і ти можеш приховати його звідти. Коли воно не завершиться й за пів години, побачиш Кошторис не завершено, а клік приведе тебе до кошторисів проєкту. Знайдеш його й на вкладці Кошториси. У проєкті нічого не створюється, доки ти сам не створиш структуру зі схваленого кошторису.

Кошторис можуть створювати адміністратори та співробітники проєкту. Генерування коштує 10 AI-кредитів, і витрачає їх той, хто його запускає. Коли кошторис не вдасться, кредити повернуться, а біля кошторису знайдеш Спробувати знову. Майстер відкриється з матеріалами з початкової спроби, тож перед надсиланням ще раз перевір вибір. Кошторис, який ще генерується, видалити не можна. Видалиш його, коли він завершиться або не вдасться. Перед видаленням frego ще перепитає, чи ти справді цього хочеш.

Що AI прочитає з матеріалів

Документи – увесь текст.
PDF і зображення (PNG, JPG, WebP, GIF) – напряму, включно із зображеннями на сторінках PDF.
Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV і текстові файли (.txt, .md) – їхній текст.
Ментальні карти – як структуру.
Посилання – назву, адресу і твою нотатку завжди. Текст сторінки лише тоді, коли його вдалося завантажити.

Інші типи файлів, наприклад ZIP, відео або старіші .doc і .xls, AI не прочитає. У майстрі ти їх побачиш, але вибрати їх не можна. PDF, захищений паролем, AI теж не прочитає, і в кошторисі ти побачиш його як невикористаний. Порожній документ або порожня карта не використовуються.

Для посилань frego покаже, що вдалося завантажити:

вміст завантажено – AI отримає текст сторінки,
вміст завантажено, скорочено – сторінка була задовга, і AI отримає її початок,
вміст не вдалося прочитати – сторінка, наприклад, за входом (Figma, Google Drive) або не має читабельного тексту. AI використає лише назву й нотатку,
сторінка недоступна – її не вдалося відкрити. AI використає лише назву й нотатку,
вміст завантажується… – frego саме читає сторінку,
вміст ще не завантажено – посилання ти додав у старішій версії frego, яка не читала вміст посилань. AI використає лише назву й нотатку, доки ти не завантажиш його знову.

frego читає лише публічні вебсторінки. Те, що за входом або у внутрішній мережі, він не прочитає, тому до такого посилання напиши в полі Нотатка для AI, що там є. Вміст посилання завантажиш знову кнопкою Завантажити знову.

Ліміти на один кошторис:

файли разом до 18 MB, одне зображення щонайбільше 7,5 MB,
PDF разом до 600 сторінок,
з Excel читаються перші 5 000 рядків кожного аркуша,
дуже довгі тексти AI отримує скороченими.

Коли вибрані файли перевищать ліміт, майстер скаже тобі про це, і з деяких ти знімеш позначку.

Інструкції для AI та шаблони

Інструкція каже AI, як складати кошторис: як ділити роботу на розділи й пакети, як оцінювати години, що завжди входить у ціну, а що ні. Знайдеш їх на вкладці Кошториси під кнопкою Інструкції для AI або в майстрі через Керувати інструкціями. Нову інструкцію створиш кнопкою Нова інструкція: вибираєш Порожня інструкція або якийсь шаблон. Через меню ⋯ біля інструкції ти її перейменуєш, збережеш як шаблон або видалиш.

Готові шаблони – Вебзастосунок, Інтернет-магазин, Мобільний застосунок, Дизайн / брендинг, Маркетинг і контент, Загальний. Шаблон копіюється в інструкцію в проєкті, і там ти його редагуєш.
Мої шаблони – власну інструкцію через ⋯ і Зберегти як шаблон збережеш і використаєш і в інших проєктах. Їх може бути щонайбільше 50. Перейменовуєш і видаляєш їх у рядку Мої шаблони під інструкціями.

Інструкції та власні шаблони бачиш лише ти. Для одного кошторису завжди використовується одна інструкція.

Правила для програмних проєктів, наприклад оцінка для досвідченого розробника й завдання щонайбільше на 4 години, є в шаблонах Вебзастосунок, Інтернет-магазин і Мобільний застосунок. Без інструкції AI застосує загальні правила.

Редагування кошторису

Готовий кошторис відкриваєш кліком. Додаєш, перейменовуєш або видаляєш розділи, пакети й завдання та редагуєш години. Пакети й завдання можуть мати Опис, а весь кошторис має Підсумок для клієнта. Обидва друкуються в PDF, тому пиши їх для клієнта, а не для себе. У розділі Створено з видно, з яких матеріалів виник кошторис, що скоротилося і що не використано. Цей розділ бачить лише той, хто створив кошторис.

AI допише до кошторису й На чому ґрунтується пропозиція (припущення, їх бачить і клієнт) та Відкриті питання (клієнт побачить їх, лише якщо ввімкнеш Показати відкриті питання). Обидва списки можна редагувати.

Зміни не зберігаються самі. Натисни Зберегти. Якщо ти спробуєш піти без збереження, frego спершу перепитає. PDF і надсилання працюють зі збереженою версією, тому спершу збережи. У заголовку кошторису є одна головна кнопка залежно від стану, наприклад Надіслати e-mailом для чернетки. Інші дії знайдеш у меню ⋯ поруч: Скачати PDF, Нова версія, Редагувати через AI, Позначити як надіслане, Надіслати знову і Видалити. Під позиціями є згорнуті рядки Запис про рішення, Зміни порівняно з v1, Що побачить клієнт та Історія надсилань. Кожен каже, що в ньому, а кліком ти його розгорнеш.

Ціна

Рядок над позиціями показує, з чим рахує кошторис: ставку, резерв, знижку, ПДВ, постачальника й покупця. Через Змінити налаштування відкриєш бічну панель із розділами Ціна, Пропозиція та PDF і Нотатки. Там налаштуєш:

Погодинна ставка – ціна позиції дорівнює години × ставка. Якщо в проєкті вказана твоя погодинна ставка, у новому кошторисі вона вже заповнена. Без ставки кошторис має лише години.
Резерв (%) – розподіляється в ціни позицій, розраховані з годин. Ти бачиш його в зведенні окремим рядком, клієнт ні.
Знижка – у відсотках або сумою. Клієнт бачить її окремим рядком.
Постачальник і Покупець – твій платіжний профіль і платіжний профіль клієнта проєкту. З постачальника береться валюта й ПДВ, так само як у рахунку. Якщо постачальник не платник ПДВ, пропозиція це вкаже й ПДВ не рахує. Обох вибирає автор кошторису.
Номер пропозиції і Дійсна до – друкуються в заголовку PDF.

Прямо біля позицій налаштуєш:

Фіксована ціна – для завдання або для всього пакета вводиш ціну вручну. Це кінцева ціна для клієнта: вона замінює години × ставка, і резерв до неї не додається. У пакеті з фіксованою ціною його завдання вже не мають власної ціни.
Необов’язкове – позначаєш позицію як необов’язкову. Клієнт побачить її в пропозиції окремо, і до загальної ціни вона не входить, доки він її не прийме.

У Зведенні видно години, години × ставка, резерв, знижку, ПДВ і загальну ціну. Воно рахується одразу, поки ти пишеш.

Що побачить клієнт

Для кожного кошторису визначаєш Деталізація PDF: За розділами, За пакетами або За завданнями, і чи Показувати години. За замовчуванням це пакети з цінами без годин. Що нижче вибраного рівня, клієнт не бачить. Ціни округлюються за рядками, тож числа в пропозиції завжди збігаються із сумою.

Клієнт ніколи не бачить погодинної ставки, резерву чи Внутрішньої нотатки. Нотатка для клієнта навпаки друкується в PDF. Точний вигляд переглянеш у розділі Що побачить клієнт або скачаєш PDF. Мова PDF та e-mailу вибираєш із десяти мов.

Кошторис без ставки має в PDF години замість цін.

Надсилання пропозиції

Надіслати e-mailом – frego надсилає лист із PDF у вкладенні. Адреси клієнтів проєкту заповнені заздалегідь, тему й текст ти редагуєш. Відповідь клієнта прийде на твій e-mail. За раз можна вказати щонайбільше 5 адрес, а через Надіслати копію й мені лист отримаєш і ти.
Позначити як надіслане – коли PDF надсилаєш сам.
Відкрити клієнтові доступ і в застосунку – у вікні надсилання позначаєш клієнтів проєкту, які мають бачити пропозицію й у frego. Тоді вони можуть самі схвалити її там або відхилити. Хто вже має доступ, позначений заздалегідь.

Надіслати можна щонайбільше 10 пропозицій на годину і 30 на день.

Надісланий кошторис блокується, щоб ти мав певність, що дивишся на те саме, що й клієнт. В Історії надсилань знайдеш, кому й коли пішла пропозиція, а через Скачати надісланий PDF отримаєш саме той PDF, який отримав клієнт. Ту саму версію надішлеш іншим людям через Надіслати знову. Надісланий кошторис уже не можна повернути в чернетку. Якщо хочеш щось змінити, натисни Нова версія, відредагуй копію й надішли її. Клієнт до того часу має попередню версію.

Стани кошторису

Чернетка – ти її редагуєш.
Надіслано – чекає на клієнта. Якщо пропозиція має Дійсна до і цей строк мине, у списку побачиш попередження.
Схвалено – клієнт погодився. Необов’язкові позиції, які він хоче, додаються до ціни.
Відхилено – клієнт не прийняв пропозицію.
Замінено – цю версію замінила новіша надіслана версія. Вона залишається лише для читання, і PDF із неї все ще можна скачати.

Надіслану пропозицію схвалює або відхиляє клієнт прямо у frego, якщо має до неї доступ, або це записуєш ти через Схвалити і Відхилити. І те, й інше можливе лише для надісланого кошторису. Якщо ти надсилав пропозицію не через frego, спершу скористайся Позначити як надіслане. Надісланий, схвалений чи відхилений кошторис у чернетку не повертається. Коли його треба змінити, натисни Нова версія.

Структура проєкту

Зі схваленого кошторису кнопкою Створити структуру проєкту створиш розділи, пакети й завдання. З’являться всі звичайні позиції та ті необов’язкові, які прийняв клієнт. Розділ, який у проєкті з такою самою назвою вже є, frego використає й не створить удруге. Зробити це може адміністратор проєкту, який бачить кошторис, лише з найновішої версії і лише один раз. Після цього біля кошторису побачиш Структуру створено, і кошторис уже не можна змінювати.

Якщо в проєкті вже є завдання, майстер запропонує Оцінити лише те, чого ще немає в проєкті. Залиш це ввімкненим, і AI не запропонує того, що вже існує.

Версії кошторису

Коли клієнт хоче змін, надісланий кошторис ти не переписуєш. Готуєш нову версію, а початкова залишається саме такою, якою її отримав клієнт.

Нова версія – у кошторисі натисни Нова версія. Виникне чернетка як копія разом із цінами, знижкою, налаштуваннями PDF і нотатками. Відредагуєш її вручну й надішлеш.
Редагувати через AI – пишеш, що треба змінити, і нову версію готує AI. Докладніше нижче.

Нову версію створює автор кошторису або той, хто має до нього доступ на редагування й бачить у ньому ціни, з будь-якої готової версії, і вона завжди буде найновішою. Кому належить нова версія:

Коли її створює автор або адміністратор проєкту, який бачить кошторис, її автором є він. Якщо це не автор попередньої версії, Постачальника і Покупця в ній він вибирає сам, а до того в ній залишаються дані з попередньої версії. Автор попередньої версії отримує до неї доступ на редагування, і це право йому ніхто інший не зменшить і не забере, відмовитися від нього може лише він сам.
Коли її створює співробітник, який має кошторис особисто на редагування, автором залишається автор попередньої версії. Співробітник редагує чернетку, але не може ділитися нею, надсилати, схвалювати чи видаляти її.

Що не переноситься в нову версію: історія надсилань і надіслані PDF. Вони залишаються біля версії, до якої належать. Дата дійсності переноситься, лише якщо вона ще не минула.

Нова версія переймає спільний доступ для команди: налаштування для всього проєкту і для конкретних людей. Клієнтів вона не переймає ніколи. Клієнт побачить нову версію, лише коли ти додаси його до неї в Спільному доступі або під час надсилання. Приватна залишається приватною.

У списку кожен кошторис має один рядок із найновішою версією і позначкою v2, v3… У Старіші версії знайдеш попередні, біля кожної стан, дату, ціну й PDF. У відкритому кошторисі між версіями перемикаєшся в заголовку.

Надіслати, схвалити, відхилити й створити з неї структуру проєкту можна лише для найновішої версії. Якщо хочеш повернутися до старішої, створи з неї нову версію. Вона буде найновішою.
Коли надішлеш нову версію, попередня надіслана отримає стан Замінено. Вона залишається для читання, і PDF із неї все ще можна скачати.
Якщо видалиш новішу надіслану версію, попередня повернеться із Замінено в стан Надіслано, і ти зможеш знову надіслати, схвалити чи відхилити її.
Якщо клієнт уже отримав якусь зі старіших версій, у стандартному тексті листа frego сам напише, що нова пропозиція замінює попередню.
Структура проєкту виникає з кошторису лише з однієї версії. Версію, з якої вона виникла, не видалиш, доки її розділи, пакети й завдання існують у проєкті, і до того не створиш структуру з іншої версії.
Один кошторис може мати щонайбільше 50 версій. Версії, які вже не потрібні, можна видалити. Видаляється завжди лише одна. Схвалену версію видаляє лише адміністратор проєкту. У відкритому кошторисі версію видалиш через ⋯ і Видалити.

Для версії v2 і вище видно розділ Зміни порівняно з v1 (з номером попередньої версії): що додалося, що зникло, де змінилася назва, опис, години, необов’язковість чи фіксована ціна, що перемістилося і як змінилися години й ціна загалом. Додані та змінені рядки мають у кошторисі позначку. Співробітник бачить зміни без цін, клієнт лише те, що бачить і в PDF.

Клієнт бачить лише версії, до яких його додано і які вже надіслано. Якщо ти не додаси його до найновішої версії, він побачить останню, до якої має доступ, і про новішу з frego не дізнається. Так само і в команді: хто новішої версії не бачить, той про неї не дізнається.

Редагування через AI

Натисни Редагувати через AI і в полі Що треба змінити напиши зауваження своїми словами, наприклад «для клієнта це дорого, прибери блог і додай другу мовну версію». AI змінить лише те, що ти напишеш, а решту залишить. Результат – нова версія в стані чернетки. Початкова залишиться без змін.

Редагування запускає автор кошторису або той, хто має до нього доступ на редагування й бачить у ньому ціни, і лише з найновішої версії. Воно коштує 10 AI-кредитів, так само як новий кошторис, і витрачає їх той, хто його запускає.

Що отримує AI:

розділи, пакети й завдання попередньої версії з назвами, описами й годинами, підсумок, припущення та відкриті питання,
твоє зауваження,
інструкцію, з якою виник кошторис, якщо ти автор версії, з якої виходить редагування,
початкові матеріали, якщо залишиш увімкненим Використати й початкові матеріали. Він отримає лише ті, що ще існують і які ти бачиш. Це корисно, коли зауваження додає щось, що є в матеріалах.

Чого AI не отримує: погодинної ставки, резерву, знижки, фіксованих цін, Нотатки для клієнта, Внутрішньої нотатки, номера пропозиції і даних постачальника та покупця.

Позиції, які залишаються в кошторисі, зберігають фіксовану ціну й позначку Необов’язкове. Фіксована ціна кінцева й залишається в позиції, навіть якщо AI змінить їй години, тому перевір її в новій версії.
Нові позиції оцінюються за годинами й ставкою.
AI може позначити завдання як необов’язкове. Скасувати необов’язковість, позначити як необов’язковий увесь пакет або змінити ціну він не може, це ти зробиш у новій версії сам.
Після завершення в розділі Зміни порівняно з v1 знайдеш і підсумок Що AI змінив порівняно з v1: що він змінив і чого із зауваження зробити не зміг. Цей підсумок бачить автор версії і той, хто запустив редагування. Для чернетки, яку AI щойно підготував, цей розділ одразу розгорнутий.

Редагування йде у фоновому режимі, і у верхній панелі ти бачиш його так само, як новий кошторис. Поки нова версія готується, попередню не можна надіслати, схвалити чи відхилити. Незавершену й невдалу версію бачить лише її автор і той, хто запустив редагування. Ніхто інший її не побачить, доки вона не буде готова.

Коли редагування не вдасться, кредити повернуться, а попередня версія залишиться недоторканою. Її все ще можна надіслати, схвалити й відхилити. Біля невдалої версії знайдеш Спробувати редагування знову: відкриється те саме вікно разом із твоїм зауваженням, а невдала версія під час нової спроби видалиться. Ти можеш видалити її й сам, навіть якщо запускав редагування на чужому кошторисі.

Дуже великий кошторис відредагувати через AI не можна. frego скаже тобі про це одразу й кредитів не витратить. Тоді скористайся Нова версія і відредагуй її вручну.

Як іде проєкт порівняно з кошторисом

Коли створиш із кошторису структуру проєкту, у ньому з’явиться вкладка Реальність. Вона показує, скільки годин ти заклав у кошторис і скільки на завданнях справді відпрацьовано: за весь кошторис, за кожен розділ і за кожен пакет. Пакет розгортаєш аж до завдань, а з кожного рядка можна перейти до реального розділу, пакета чи завдання в проєкті.

Не розпочато – на позиції ще ніхто не записав час.
У межах кошторису – відпрацьовано менше ніж 80 % годин із кошторису.
Близько до ліміту – відпрацьовано 80 % і більше.
Понад кошторис – відпрацьовано більше, ніж закладено в кошторис. Тоді час написати клієнтові.

Фільтром Показати залишиш лише те, що понад кошторис або близько до ліміту.

Під пакетом або розділом знайдеш також дві групи:

Додано пізніше – завдання, яких не було в кошторисі, а хтось додав їх у пакет чи розділ. Їхній час зараховується в цей пакет, бо витрачає його години.
Прибрано – позиції кошторису, завдання яких уже немає в проєкті. Видалити можна лише завдання, на якому ніхто не записав час, тож відпрацьовані години так втратитися не можуть.

Завдання, яке ти перемістиш в інший пакет, і далі зараховується до позиції, під якою воно було в кошторисі. Біля завдання видно, де воно зараз. Наприкінці є рядок Робота поза цим кошторисом: час на завданнях, які виникли не з кошторису. До сум він не входить, але завдяки йому числа збігаються з обліком часу в проєкті.

Що зараховується:

Лише завершені записи часу. Запущений таймер додасться, коли ти його зупиниш.
Списаний час зараховується в години (роботу виконано), але не у вартість роботи.
Необов’язкові позиції зараховуються лише тоді, коли клієнт узяв їх під час схвалення.
Числа з кошторису вже не змінюються: кошторис, з якого виникла структура, заблоковано.

Хто бачить кошторис повністю разом із цінами (автор, люди, додані особисто, і адміністратори проєкту, які його бачать), бачить і гроші: Сума за кошторисом (без ПДВ, після знижки), Вартість роботи і Різниця. Вартість роботи – це оплачуваний час × ставка, збережена в записі часу, тобто ставка, яку людина мала в проєкті, коли записувала час. Списаний час до неї не входить. Співробітник, який бачить кошторис через спільний доступ для всього проєкту, бачить лише години. Клієнт цієї вкладки не бачить зовсім.

У режимі показу екрана (доки не відкриєш суми) порівняння приховане, бо показує фактично відпрацьований час. Числа оновлюються, коли відкриваєш вкладку або повертаєшся у вікно. Кнопкою Оновити завантажиш їх одразу. У списку кошторисів біля кошторису, над яким уже працюють, побачиш, скільки відсотків годин із кошторису відпрацьовано. Порівняння належить версії, з якої виникла структура, навіть якщо кошторис тим часом має новішу версію.

Спільний доступ до кошторису

Новий кошторис бачиш лише ти. Його не бачить навіть власник чи адміністратор проєкту, доки ти не поділишся ним. Кому його показати, налаштовуєш кнопкою Спільний доступ у заголовку кошторису. Доступ надається завжди до однієї версії.

Усі в проєкті – кошторис побачать адміністратори та співробітники проєкту. Вибираєш, чи можуть вони його лише читати (Читання), чи й змінювати (Редагування). Клієнт так до кошторису ніколи не потрапить.
Конкретні люди – будь-якого учасника команди додаєш особисто й даєш йому Читання або Редагування. Налаштування для конкретної людини має перевагу над налаштуванням для всього проєкту.
Клієнти – клієнта додаєш лише особисто й лише на читання. Він побачить пропозицію так само, як у PDF, і лише тоді, коли ти її надішлеш. Чернетки клієнт не бачить.

Хто що бачить:

Автор і люди, додані особисто, бачать кошторис повністю разом із цінами.
Адміністратор проєкту через Усі в проєкті теж бачить усе разом із цінами.
Співробітник через Усі в проєкті бачить структуру й години, без цін. І його PDF – лише огляд годин. Якщо він має Редагування, то змінює структуру й години. Ціни чи те, що необов’язкове, він не змінює й нової версії не створює.
Клієнт бачить лише те, що є в PDF: без ставки, резерву й внутрішньої нотатки.

Хто що може:

Редагування означає змінювати чернетку, а хто при цьому бачить ціни, може й створити нову версію або запустити Редагувати через AI.
Спільний доступ змінює, пропозицію надсилає і схвалення чи відхилення записує автор і адміністратор проєкту, який бачить кошторис. Це діє й тоді, коли адміністратор має його лише на читання: кошторис, яким співробітник поділився з ним на читання, він не змінить, але надіслати його клієнтові може.
Ніхто не дає більше, ніж має сам. Хто кошторис лише читає, не може дати Редагування нікому, навіть собі. Редагування, яке вже хтось має, він може зменшити або забрати. Роздає його автор і той, хто сам його має.
Версію може видалити її автор або адміністратор проєкту, який її бачить. Схвалену версію видаляє лише адміністратор проєкту.

Коли адміністратор під час збереження спільного доступу забирає власний доступ, frego спершу його перепитає. Після збереження він кошторису вже не побачить, і повернути йому доступ може лише автор.

У списку кожен кошторис має мітку, яка показує, з ким ним поділилися: Лише я, Спільний · 3, Увесь проєкт, Клієнт або + клієнт. Фільтром Показати залишиш лише Мої або лише Поділилися зі мною. Коли кошторисом із тобою поділився на читання хтось інший, він відкривається без можливості редагування, а вгорі видно, хто з тобою ним поділився.

Коли хтось виходить із проєкту або його роль змінюється на клієнта чи з клієнта, його спільні доступи до кошторисів у проєкті скасовуються.

Приватний кошторис не бачить ніхто, крім того, хто його створив, і ніхто не побачить його навіть після видалення його облікового запису. Чернетки, якими автор ні з ким не поділився і які не надіслав, видаляються разом з обліковим записом. Кошториси, якими він поділився, залишаються в тих, з ким він ними поділився, з тими самими правами, а автором біля них вказано Видалений користувач. Нікому іншому вони не стають доступними, навіть власникові проєкту.

Версію, яку AI ще готує або яка не вдалася, бачить лише її автор і той, хто її запустив.

Вкладку Реальність бачать адміністратори та співробітники, які бачать і сам кошторис. Гроші в ній бачить лише той, хто бачить кошторис повністю разом із цінами. Клієнт її не бачить.

Схвалення клієнтом

Клієнт, якого ти додав до надісланої версії, відкриває її у frego, і біля неї в нього дві кнопки:

Погоджуюся – позначає необов’язкові позиції, які хоче, одразу бачить ціну з ними й може додати коментар.
Не погоджуюся – може написати, що йому в пропозиції не підходить.

Кошторис цим схвалюється або відхиляється так само, як якби це записав ти, і блокується. Рішення для цієї версії остаточне. Коли клієнт передумає, підготуй нову версію.

Вирішувати може лише клієнт, доданий до цієї версії, лише для надісланої пропозиції і лише для найновішої версії. Поки ти готуєш новішу версію, кнопок він не бачить.
Новою версією треба поділитися з клієнтом знову. Сама вона йому доступною не стане.
Про рішення клієнта дізнаються автор кошторису й адміністратори проєкту, які його бачать: сповіщенням у frego і e-mailом. Листи вимкнеш у Налаштування → Сповіщення у групі Пропозиції.
Домовленість поза frego ти й далі записуєш сам через Схвалити і Відхилити.

Запис про рішення

Для схваленого й відхиленого кошторису знайдеш Запис про рішення: хто вирішив, коли, чи це був клієнт у frego, чи ти записав це вручну, і коментар клієнта. Коли клієнт написав коментар, запис одразу розгорнутий.

Під час ручного схвалення чи відхилення допишеш нотатку (наприклад, «схвалено e-mailом 12.10.») і прикріпиш вкладення: збережений лист або знімок екрана. Щонайбільше 5 файлів, кожен до 20 MB: PDF, зображення (PNG, JPG, WebP, GIF), Word (.docx), Excel (.xlsx), текст (.txt, .md), CSV і листи (.eml, .msg).
Якщо якесь вкладення не вдасться завантажити, рішення залишається записаним. frego покаже, які це були файли, і через Спробувати завантажити знову ти надішлеш їх ще раз.
Нотатку й вкладення можна доповнити або змінити й пізніше, коли, наприклад, знайдеш лист. Кожна зміна записується в історію.
Нотатку й вкладення бачать автор, люди, додані особисто, і адміністратори проєкту, які бачать кошторис. Клієнт бачить лише, хто й коли вирішив, і свій власний коментар. Коментар клієнта не може змінити ніхто.
Вкладення приватні. Посилання для скачування діє лише кілька хвилин.

Рішення ти побачиш і в Історії надсилань серед надсилань.

FREE чи PRO

Матеріали й кошториси входять у PRO того, хто створив проєкт. Коли PRO закінчиться, усе залишиться, і ти зможеш це переглядати, але змінювати вже не зможеш. Докладніше у статті Коли PRO закінчується. Про AI-кредити ми пишемо у статті AI-кредити.